La documentation et la description des supports sonores permettent tout d’abord de conserver les documents dans un certain ordre et de les retrouver facilement. La description détaillée d’un support sonore et de son contenu à l’intérieur de la base de données permet une recherche précise et ciblée. Une documentation générale en corrélation avec le support est indispensable. Les documents sont liés à un contexte qui permet d’en expliquer l’origine et l’histoire. Cette contextualisation est utile surtout pour les supports sonores historiques et les collections parce qu’ils fournissent des petites parties d’histoire de la culture qui peuvent être mises en évidence grâce à cette approche. Une contextualisation de ce genre comprend l’origine et l’histoire des collections ainsi que des biographies, photographies et documents de divers types qui nous aident dans la compréhension de l’histoire. La documentation est particulièrement importante quand les supports sonores deviennent numériques car la copie électronique sauvegarde le contenu mais perd les références au support original.

Documentations et documents sonores

Le document sonore L’importance croissante des documents audiovisuels, en tant que partie intégrante de la mémoire du monde, a provoqué un développement de l’activité d’archivage qui a un peu surpris les archivistes institutionnels. Mais depuis plusieurs décennies, l’expérience pratique de l’archivage audiovisuel fournit désormais une base pour codifier cette activité. L’archivage audiovisuel – c’est-à-dire la collection, la conservation, la gestion et la mise à disposition du patrimoine audiovisuel – a pris de l’ampleur et constitue désormais une profession à part entière. S’agissant d’une activité encore récente, ses ressources et ses compétences évoluent et se développent progressivement et rapidement.  

Règles et schémas de catalogage

Au fil des années on a développé un certain nombre de règles de catalogage pour permettre de créer des catalogues de façon cohérente et de faciliter l’échange d’informations (AACR2, ISBD, Règles FIAF de catalogage pour les archives de films; Code international de catalogage de la musique de la IAML, etc.). Cependant, ces modèles portent l’empreinte d’une hérédité de structure originairement élaborée pour le matériel libraire et se révèlent donc être une adaptation plus ou moins adéquate à ces normes. Ce qui fait qu’inévitablement les caractéristiques des documents sonores sont sacrifiées étant contraintes dans des schémas qui ne valorisent pas leur spécificité.

Il est évident que les documents sonores présentent des caractéristiques physiques et bibliographiques spécifiques et en particulier l’enregistrement est caractérisé par la présence d’un sonore exécuté et reproduit pour l’écoute. Par exemple, on ne peut jouir immédiatement d’un morceau musical et accéder à son écoute sans que celui-ci ne soit traduit. L’enregistrement même est composé de plusieurs passages et d’éléments: une oeuvre musicale, une exécution de celle-ci, son enregistrement, sa reproduction sur un format lisible, pour arriver enfin à son écoute.

Un pas important dans la description intellectuelle du contenu de cette complexité d’éléments arrive du schéma conceptuel de documentation défini FRBR (Functional Requirements for Bibliographic Records). Il s’agit d’une structure basée sur des rapports existants entre oeuvre (= composition musicale), expression (= exécution), manifestation (formats) et l’objet. Cela facilite un catalogage analytique, c’est-à-dire la possibilité de considérer comme unité de catalogage autant le support dans sa totalité que l’oeuvre enregistrée comme une unité indépendante, liée à un support avec plusieurs contenus.

Importante également, la proposition de la IASA qui, avec sa publication «The IASA Cataloguing Rules» a essayé d’harmoniser les règles AACR2 et ISBE (NBM) en les amplifiant et en les caractérisant. Ces efforts correspondent à la recherche continue de faciliter les échanges de metadonnées entre les différentes plates-formes communes et via Internet (par exemple MARC, Dublin Core et MPEG-7).

Eléments pour un catalogage

Règles

Les indications qui suivent voudraient simplement établir certains principes généraux et logiques afin d’éviter des contradictions manifestes dans le catalogage de supports sonores. Il est évident que la façon de reprendre des données et leur forme devront correspondre aux règles et aux méthodes utilisées par les institutions respectives, suivant les besoins de leurs usagers. Les principes sont ceux de tout catalogage: donner le maximum d’informations afin de permettre à l’utilisateur une recherche par tous les moyens possibles.

Source d’informations

Dans ce genre de matériel, il manque une source primaire d’informations. Les informations utiles à la description se trouvent disséminées sur le support même, sur l’étiquette, sur la couverture ou sur son contenant, sur l’éventuel matériel explicatif ou d’accompagnement. Pour arriver à une consistance satisfaisante des données, il est important d’établir un ordre de préférences.

Données

Groupes d’informations qui ne doivent pas manquer:

a) Description du support physique et de sa publication

b) Contenu de l’enregistrement et sa réalisation technique

c) Description des copies

d) Identification

Indications techniques et formelles

Chaque type de support peut être un conteneur de n’importe quel contenu mais a en soi également une spécificité de lecture qui doit être mise en évidence pour pouvoir accéder au contenu même. Il est donc impératif, pour un catalogage de supports sonores ou de fichiers, de définir le type de support et de fichier et ses caractéristiques physiques-techniques (type/format du support, quantité de supports, vitesse de reproduction, dimensions, technique de l’enregistrement, matériel, etc.) ainsi que son état de conservation. Les données relatives à la publication du support sont importantes pour l’identification de la production: (l’Etiquette) le label, le numéro commercial attribué par la maison de disque, les matrices (surtout pour les supports historiques), le code à barres ou autres codes d’identification ainsi que la date de la publication et les détenteurs des divers droits d’auteur et de production.

Indications sur le contenu

Titres: On peut trouver différents titres sur un support sonore et tous peuvent être importants: un titre générique donné au support dans son intégralité, titre d’une série, titre d’une oeuvre musicale, titre d’une émission radiophonique, titre d’un enregistrement oral d’une oeuvre littéraire, d’une interview, d’une recherche scientifique, etc. D’autre descriptions plus détaillées, comme le genre, la langue de l’enregistrement et, en particulier pour les documents oraux, le résumé, les mots clé, les noms, les lieux et dates citées peuvent sûrement aider l’utilisateur à tirer profit de toutes ces ressources documentaires.

Participants: Aux titres, on devra relier les auteurs respectifs (compositeur, arrangeur, parolier, auteur scientifique, etc.) ainsi que tous les genres de participants en ajoutant des détails permettant de mieux les identifier (l’interprète avec son instrument ou sa voix, l’interviewé, l’acteur avec son rôle, l’informateur d’une recherche scientifique, etc.).

Enregistrement: Les techniciens, les conditions, la date, le lieu ou la localité ainsi que les circonstances de l’enregistrement sont des détails à ne pas perdre pour mieux situer le document sonore dans son contexte.

Description des copies

La copie du contenu sur un autre support à des fins de conservation ou de consultation peut être nécessaire ou pratique mais l’opération risque de causer la perte d’éléments informatifs ou contextuels essentiels. Dans chaque travail de copie, de conservation et de restauration, la documentation des opérations et des choix effectués est donc essentielle pour le maintien de l’intégrité des oeuvres, à long terme. Pour la même raison, après la copie, les conservateurs devraient éviter d’éliminer les supports originaux et leurs emballages, sources précieuses du contexte technique, historique et culturel, impossibles à transférer sur un nouveau support.

Identification

Le numéro d’archives qui marque clairement et de façon univoque un document devrait aussi permettre de reconnaître le genre de support à la première lecture ainsi que pouvoir être utilisé comme nom de fichier pour les copies numérisées et conservées dans un système informatique.

Bibliographie et liens

• Dublin Core: Dublin Core Specifications, Online, consulté le 15.12.2022

• MARC Standards, Online, consulté le 15.12.2022

• MPEG-7 Homepage, Online, consulté le 15.12.2022

Dernières modifications: novembre 2014