Lavoro per una piccola istituzione non specializzata in documenti audiovisivi e nei miei archivi sono presenti video. Cosa devo fare?
Se non ha esperienza in materia, è opportuno che si rivolga a un’istituzione più grande nella sua regione per chiedere se e in che modo può offrirle assistenza. Per le prime misure da adottare o per la loro preparazione, le raccomandazioni di Memoriav «Video. La salvaguardia di documenti video» offrono ottimi spunti.
Nella mia collezione video sono presenti tipi di videotape che non ho mai visto. Come posso scoprire di quali formati si tratta?
Nelle raccomandazioni di Memoriav «Video. La salvaguardia di documenti video» è presente una panoramica dei formati video più utilizzati in Svizzera.
Per ulteriori indicazioni sull’identificazione dei videotape consultare:
– Texas Commission on the Arts (Hg.) (2004), Videotape Identification and Assessment Guide, http://www.arts.texas.gov/wp-content/uploads/2012/04/video.pdf [zuletzt besucht 30.6.2014]
– Johannes Gfeller, Agathe Jarczyk, Joanna Phillips (2013), Kompendium der Bildstörungen beim analogen Video, Scheidegger & Spiess
Per ulteriori informazioni su questo argomento si rimanda alle raccomandazioni di Memoriav «Video. La salvaguardia di documenti video», capitolo intitolato «Riproduzione», pagina 18 e segg.
Desideriamo copiare la nostra collezione video su DVD, a quali aspetti dobbiamo prestare particolare attenzione?
I DVD non sono indicati per una conservazione a lungo termine, poiché con il trasferimento si verificano perdite di informazioni irrecuperabili e questi supporti (soprattutto se masterizzati autonomamente) sono esposti a un grave rischio di problemi connessi al materiale. Per le copie d’archivio dovreste quindi optare per un altro formato. I DVD possono invece essere utili come copie d’uso temporanee, ma vengono sostituiti in misura crescente da soluzioni universali con file video.
Quali formati video consigliate per le copie d’archivio?
Secondo la regola generale, la qualità del formato d’arrivo dovrebbe essere la migliore possibile, ma almeno pari a quella del formato di partenza. Oltre alla qualità della registrazione, influiscono molto sulla decisione anche il pericolo di obsolescenza (scomparsa della tecnologia di riproduzione) e la stabilità a lungo termine. Fino a poco tempo fa, le videocassette professionali come Digital Betacam o HDCam SR erano ancora considerate un formato idoneo per la salvaguardia di filmati a definizione standard su videotape in assenza di un’infrastruttura di archiviazione basata su file; dopo l’annuncio di Sony relativo alla sospensione di qualsiasi supporto per i registratori a nastro a partire dal 2023, in generale i videotape non sono più consigliabili per la conservazione a lungo termine. Per l’archiviazione basata su file, la scelta del formato più adatto dipende in misura significativa dal contesto. Nelle raccomandazioni di Memoriav «Digitale Archivierung von Film und Video: Grundlagen und Orientierung» / «L’archivage numérique des films et vidéos: fondements et orientations» sono disponibili ulteriori indicazioni.
Posso distruggere gli originali dopo la digitalizzazione?
No, gli originali fisici (analogici e digitali) devono essere conservati in condizioni climatiche adeguate almeno fino a quando ne sarà garantita la leggibilità. Non è escluso che le future tecnologie e/o disposizioni possano rendere opportuna una nuova digitalizzazione. Se questo principio non viene rispettato, occorre soddisfare le seguenti condizioni: l’archiviazione digitale deve essere conforme alle disposizioni dell’OAIS, gli originali devono essere completi, se possibile documentati mediante fotografie, i prodotti digitali devono essere stati controllati in modo sistematico e ricostruibile, deve essere conservata una serie esemplificativa di supporti originali.
Possiamo effettuare la digitalizzazione anche autonomamente?
Affinché la qualità della digitalizzazione possa soddisfare gli standard più elevati, sono necessarie apparecchiature professionali e competenze approfondite in materia di segnali video. La maggior parte delle istituzioni non dispone né dell’infrastruttura né di personale preparato per l’elaborazione di filmati. Di conseguenza, per la digitalizzazione consigliamo di ricercare partner professionali che abbiano esperienza nel trattamento di video d’epoca. Memoriav può aiutarvi nella ricerca: sul sito Internet di Memoriav sono infatti disponibili informazioni nella sezione Servizi/Fornitori di servizi.
Come possiamo stabilire quando la nostra collezione video deve essere digitalizzata?
La digitalizzazione è indispensabile a causa della durata limitata dei videotape e delle innovazioni tecnologiche. Per individuare il momento ottimale (o il più possibile lontano nel tempo) per il trasferimento, dovete conoscere i formati disponibili e le condizioni della vostra collezione. Fate quindi un inventario preciso e controllate con frequenza approssimativamente annuale o biennale lo stato di una parte rappresentativa della vostra collezione; a tal fine, può essere opportuno richiedere la perizia o almeno la consulenza di un esperto. La digitalizzazione è necessaria se le condizioni dei nastri si deteriorano notevolmente o se la tecnologia di riproduzione scompare. La cosiddetta obsolescenza deve essere monitorata con attenzione. Nelle raccomandazioni di Memoriav «Video. La salvaguardia di documenti video» e sul sito web troverete una panoramica dei formati di videotape più diffusi e una stima del loro rischio di obsolescenza.
Insieme a una collezione video, siamo entrati in possesso di un lettore vecchio e non più utilizzabile. Cosa dobbiamo farne?
Dovete assolutamente conservarlo. Gli apparecchi per la riproduzione di formati obsoleti hanno un ruolo cruciale nel salvataggio del patrimonio audiovisivo. Se non vengono più prodotti, ci si orienta verso i dispositivi usati. Tuttavia, non dovete in nessun caso riprodurre i nastri con un apparecchio che non è stato sottoposto a un’adeguata manutenzione. Se non potete eseguire la manutenzione e far funzionare l’apparecchio, Memoriav può aiutarvi fornendovi i recapiti di aziende o di istituzioni specializzate.
Per ulteriori informazioni su questo argomento si rimanda alle raccomandazioni di Memoriav «Video. La salvaguardia di documenti video», capitolo intitolato «Condizioni di conservazione», pagina 12 e segg.
Quali condizioni climatiche consigliate per l’archiviazione di videotape?
Gli aspetti principali sono una temperatura e un’umidità relativa stabili. In 24 ore le oscillazioni dell’umidità dell’aria non possono superare il ±5%, mentre le variazioni della temperatura non possono oltrepassare ±2°C. Le condizioni ottimali per la conservazione a lungo termine sono 8°C (in nessun caso temperature inferiori) e un’umidità relativa del 25%. Le seguenti condizioni sono sostenibili per la conservazione a lungo termine di nastri magnetici in poliestere (come ad esempio i videotape): 20°C con un’umidità relativa del 20-30%, 15°C con un’umidità relativa del 20-40% o 10°C con un’umidità relativa del 20-50%.
Al momento la nostra collezione video è conservata in custodie di cartone su scaffali aperti, cosa possiamo migliorare?
Per l’archiviazione a lungo termine sono particolarmente indicati locali separati e senza polvere, in cui disporre verticalmente e su scaffali ben areati i videotape in custodie di plastica. In caso di sostituzione delle custodie, occorre tenere presente che eventuali informazioni necessarie per la comprensione del video devono essere ben documentate (eventualmente fotografate). Inoltre, assicuratevi assolutamente che la protezione anticopia delle cassette sia attivata!
È vero che i videotape devono essere riavvolti regolarmente?
No. Adeguate condizioni di archiviazione (di cui sopra) e controlli regolari dello stato dei nastri sono i presupposti fondamentali per la conservazione ottimale dei videotape.
Per ulteriori informazioni su questo argomento si rimanda alle raccomandazioni di Memoriav «Video. La salvaguardia di documenti video», capitolo intitolato «Accesso a documenti video», pagina 22 e seg..
Come deve essere catalogato il materiale video?
Spesso i cataloghi bibliotecari creati per la registrazione di pubblicazioni scritte o gli strumenti di ricerca archivistica che non rendono accessibili singoli documenti non sono adatti alle necessità dei filmati. Esistono diversi standard di metadati che possono essere utili per la catalogazione di video (ad es. EBUCore, PREMIS, METS), ma non vi sono standard indipendenti e completi. Vale la pena di abbinare diversi standard e di aggiungere campi propri per specifiche descrizioni contenutistiche e tecniche dei video.
Vorremmo sostituire le nostre copie d’uso in formato VHS. Quali sono le soluzioni attualmente consigliate?
In virtù della loro maneggevolezza e dell’ampia diffusione, i DVD sono un formato molto apprezzato per le copie d’uso. Oggi i portali online riservati o accessibili al pubblico rappresentano una soluzione di semplice utilizzo, consentendo un rapido accesso e un collegamento ottimale con una banca dati.
Per ulteriori informazioni su questo argomento si rimanda alle raccomandazioni di Memoriav «Video. La salvaguardia di documenti video», capitolo intitolato «Piano di emergenza e limitazione dei danni», pagina 24 e seg.
Nella nostra collezione video abbiamo scoperto nastri ammuffiti, cosa dobbiamo fare?
Contattate immediatamente un’istituzione o un’azienda specializzata, isolate i nastri ammuffiti dagli altri e assicuratevi di non inalare spore, potrebbero essere tossiche. In caso di necessità, Memoriav fornisce i recapiti di specialisti..
I nostri video sono stati danneggiati da un incendio dell’archivio e successivamente dall’acqua. Possiamo ancora salvarli?
Sì, se agite rapidamente. I nastri magnetici sono estremamente sensibili all’umidità, pertanto occorre intervenire immediatamente. Inviate il prima possibile i nastri a un’istituzione o a un’azienda specializzata in grado di adottare misure di conservazione. In caso di necessità, Memoriav fornisce i recapiti di specialisti.