Das Kapitel enthält Empfehlungen und Hinweise zur Planung von Erhaltungsprojekten. Es ist als Leitfaden mit Fragen und ergänzenden Erläuterungen aufgebaut und behandelt insbesondere folgende Punkte:

• Hinweise zu den Rahmenbedingungen der Projektplanung wie Auftrag der Institution, Projektziele, Personal, Infrastruktur und Material, Budget und Finanzierung und Projektphasen und Zeitplan.
• Hinweise zum Vorgehen bei der Planung der verschiedenen Projektphasen und Massnahmen: Grobinventar, Zustandsanalyse, Bewertung, Auswahl und Priorisierung, Metadaten und Erschliessung / Katalogisierung / Inventarisierung, Konservierung, Restaurierung, Digitalisierung, Erhaltung der Originale, Erhaltung der digitalen Dateien sowie Zugang und Vermittlung.
• Empfehlungen zur Zusammenarbeit mit Dienstleistern, dem Erstellen von Pflichtenheften und zur Qualitätskontrolle.
• Hinweise zum Fundraising für audiovisuelle Erhaltungsprojekte.
• Der Abschnitt Häufige Fehler bei audiovisuellen Erhaltungsprojekten geht auf Fehler bei audiovisuellen Erhaltungsprojekten ein, die Memoriav in der Praxis wiederholt begegnen.
   

Audiovisuelle Erhaltungsprojekte umfassen alle Massnahmen, die darauf abzielen, audiovisuelle Dokumente und Bestände langfristig zu sichern, zugänglich zu machen und ihre Nutzung auch für zukünftige Generationen sicherzustellen. Sie können einzelne Arbeitsschritte wie Inventarisierung, Erschliessung, Konservierung oder Digitalisierung beinhalten oder als umfassende Projekte alle diese Massnahmen miteinander verbinden.

Audiovisuelle Erhaltungsprojekte sind komplex und sollten sorgfältig geplant werden. Eine gute Planung trägt dazu bei, die verfügbaren Ressourcen effizient einzusetzen und zu vermeiden, dass Arbeiten wiederholt werden müssen. Dieses Kapitel zeigt auf, welche organisatorischen Fragen vor Projektbeginn geklärt werden sollten. Die Hinweise unterstützen die Planung von audiovisuellen Erhaltungsprojekten und sind auch für die Vorbereitung von Memoriav-Projekteingaben nützlich. Auf technische Aspekte, die in anderen Kapiteln dieser Empfehlungen behandelt werden, wird hier nur am Rande eingegangen.

Das Kapitel ist als Leitfaden mit Fragen und ergänzenden Erläuterungen aufgebaut. Die Leitfragen unterstützen dabei, die relevanten Aspekte eines Projekts systematisch zu reflektieren. Aufgrund der vielfältigen Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Themenbereichen ist die Reihenfolge der behandelten Aspekte nicht als chronologische Abfolge zu verstehen. Bestimmte Fragestellungen können erst abschliessend beantwortet werden, nachdem andere Themen diskutiert und/oder Entscheidungen getroffen worden sind. Die Themenbereiche und Fragestellungen beziehen sich sowohl auf analoge audiovisuelle Dokumente als auch auf digitale file-born Dokumente.

Rahmenbedingungen

Die Erhaltung von audiovisuellem Kulturerbe ist aufwändig und teuer. Wir empfehlen daher, audiovisuelle Bestände wenn immer möglich Gedächtnisinstitutionen anzuvertrauen, die einen Sammlungs- und Erhaltungsauftrag haben, über Erfahrung mit audiovisuellen Medien verfügen und nachhaltig finanziert sind. Wenn Massnahmen getroffen werden, bevor der Bestand an eine solche Gedächtnisinstitution übergeben wird, sollten diese vorgängig mit dieser Institution abgesprochen werden.

Audiovisuelle Erhaltungsprojekte können einzelne Massnahmen wie Inventarisierung, Erschliessung, Konservierung oder Digitalisierung beinhalten oder als umfassende Projekte alle diese Massnahmen miteinander verbinden.

Wenn ein audiovisuelles Erhaltungsprojekt für einen Bestand geplant wird, müssen als erstes die Projektziele klar definiert werden. Dabei ist festzulegen, welche Ergebnisse mit dem Projekt erreicht werden sollen. Die Projektziele bilden die Grundlage für die Festlegung und Priorisierung der Massnahmen sowie für die Ressourcen- und Terminplanung.

Pilotprojekte können dabei helfen, Arbeitsabläufe zu testen und Erfahrungen für grössere Projekte zu sammeln. Auf die einzelnen Projektphasen und Massnahmen wird unten genauer eingegangen.

Die Durchführung audiovisueller Erhaltungsprojekte setzt grundlegende Fachkenntnisse im Umgang mit analogen und digitalen audiovisuellen Medien voraus. Fehlen diese Kompetenzen, sollte frühzeitig geklärt werden, wie sie aufgebaut oder ergänzt werden können, beispielsweise durch Weiterbildungen, den Einbezug externer Fachpersonen oder die Anstellung zusätzlicher Mitarbeitender.

Externe Dienstleister können wertvolle Unterstützung leisten. Die Verantwortung für die langfristige Erhaltung der Bestände verbleibt jedoch bei der Institution, die die Bestände bewahrt. Wird ein Projekt weitgehend durch externe Dienstleister oder befristet angestelltes Personal umgesetzt, besteht das Risiko, dass nach Projektabschluss wichtiges Wissen verloren geht. Deshalb sollte bereits bei der Projektplanung festgelegt werden, wie Fachwissen dokumentiert und langfristig innerhalb der Institution gesichert wird.

Wir empfehlen zudem, alle am Projekt beteiligten Personen und betroffenen Bereiche – beispielsweise Sammlungsverantwortliche, Logistik, IT und Kommunikationsabteilungen – frühzeitig in die Planung einzubeziehen. Dadurch können potenzielle Herausforderungen rechtzeitig erkannt und Verzögerungen im Projektverlauf vermieden werden.

Neben den nötigen Arbeitsplätzen und Lagerflächen sind insbesondere technische Geräte (z. B. für die Reinigung oder Digitalisierung), Logistik (z. B. für Lagerzugänge oder Transporte) sowie IT-Infrastruktur zu berücksichtigen. Dabei ist zu klären, ob bestehende Infrastrukturen und Gerätschaften ausreichen oder ob Beschaffungen, Mietlösungen oder externe Dienstleistungen nötig sind. Bevor Geräte angeschafft werden, die nur vorübergehend benötigt werden (z. B. für die Digitalisierung), sollte geprüft werden, ob sie angemietet oder gemeinsam mit einer anderen Institution genutzt werden können. Zudem sollte bedacht werden, dass insbesondere bei der Digitalisierung von Videos und Filmen grosse Datenmengen anfallen. Bereits bei der Projektplanung ist deshalb zu prüfen, ob ausreichende Kapazitäten für die Speicherung, Datensicherung und langfristige Erhaltung der digitalen Daten vorhanden sind.

Vor Projektbeginn sollte ein möglichst detailliertes Budget erstellt werden, das sämtliche geplanten Arbeiten und die damit verbundenen Kosten umfasst. Dazu gehören sowohl Personal- und Sachkosten als auch Ausgaben für externe Dienstleistungen, Infrastruktur und Material. Die Budgetvorlage für Memoriav-Erhaltungsprojekte kann dabei als Orientierung dienen (Downloadlink). Wir empfehlen bei grösseren Projekten eine Reserve für Ungeplantes einzurechnen (z. B. 5 % der Projektkosten).

Auf Grundlage des Budgets sollte frühzeitig geklärt werden, wie das Projekt finanziert werden kann. Reichen die verfügbaren Eigenmittel nicht aus, müssen zusätzliche Finanzierungsquellen erschlossen werden. In diesem Fall empfiehlt es sich, bereits im Voraus zu prüfen, ob das Projekt bei Bedarf auch in einer reduzierten oder etappierten Form umgesetzt werden könnte.

Weiterführende Informationen zu Finanzierungsmöglichkeiten und zum Einwerben von Drittmitteln finden Sie unter Fundraising.

Neben den Kosten für die eigentliche Projektumsetzung sollten auch die langfristigen Folgekosten berücksichtigt werden. Dazu gehören insbesondere die Kosten für die Aufbewahrung und Erhaltung der Originale, beispielsweise Lager- und Klimatisierungskosten, sowie Kosten für die langfristige Sicherung der Digitalisate, etwa für Speicherplatz, Datenmanagement und digitale Langzeitarchivierung. Die nachhaltige Finanzierung dieser Aufgaben sollte bereits vor Projektbeginn geklärt sein.

Für die Planung eines audiovisuellen Erhaltungsprojekts sollte ein Projektplan erstellt werden. Dieser berücksichtigt alle wesentlichen Projektphasen und die darin enthaltenen Arbeitsschritte, deren Abhängigkeiten sowie die verfügbaren Ressourcen. Eine Unterteilung in Projektphasen und Meilensteine erleichtert die Steuerung des Projekts und ermöglicht eine laufende Fortschrittskontrolle. Insbesondere, wenn budgetierte Mittel bis Ende Kalenderjahr ausgegeben werden müssen und nicht ins Folgejahr übertragen werden können, muss dies bei der Projektplanung entsprechend berücksichtigt werden. Es sollten zudem immer genügend Reserven für mögliche Verzögerungen eingeplant werden.

Ein Erhaltungsprojekt umfasst die folgenden Projektphasen und Massnahmen:

• Grobinventar
• Zustandsanalyse
• Bewertung, Auswahl und Priorisierung
• Metadaten und Erschliessung / Katalogisierung / Inventarisierung
• Konservierung
• Restaurierung
• Digitalisierung
• Erhaltung der Originale
• Erhaltung der digitalen Dateien
• Zugang und Vermittlung

Die Anzahl und die genaue Reihenfolge der einzelnen Massnahmen kann je nach Projekt variieren. Im Folgenden werden die typischen Projektphasen und Massnahmen audiovisueller Erhaltungsprojekte vorgestellt.

Liegt für den zu bearbeitenden Bestand noch kein Grobinventar vor, sollte dieses bereits vor oder im Rahmen der Projektplanung erstellt werden. Ein Inventar hilft bei der Planung der weiteren Massnahmen. Je mehr Informationen über den Bestand und die einzelnen Medien vorliegen, desto genauer lässt sich das Projekt planen und lassen sich Kosten abschätzen. Externe Dienstleister benötigen zudem für das Erstellen von aussagekräftigen Offerten präzise Angaben.

Neben der Art und Anzahl der Medien sollten auch deren Erhaltungszustand bestimmt sowie vorliegende Formate und Verfahren identifiziert werden. Hierfür empfiehlt es sich, eine Fachperson beizuziehen. Zur Zustandsanalyse siehe den nächsten Punkt.

Die Welt der audiovisuellen Medien ist komplex. Es gibt eine grosse Vielfalt an möglichen Formaten und Verfahren. Die Bestimmung der vorliegenden Trägermaterialen und die Beurteilung des Erhaltungszustands benötigen entsprechende Fachkenntnisse und Erfahrung. Wir empfehlen daher, für die Identifikation der vorliegenden Formate und Verfahren sowie die Beurteilung des Zustands ein konservatorisches Gutachten durch eine Fachperson einzuholen. Basierend auf dem konservatorischen Gutachten können die weiteren Massnahmen geplant und Prioritäten festgelegt werden.

Im Rahmen der Kleinen Projekte unterstützt Memoriav auch Beratungsprojekte. Dabei kann Memoriav die Erstellung eines konservatorischen Gutachtens durch eine qualifizierte Fachperson finanziell unterstützten. Mehr Informationen zu den Förderkriterien und zur Gesuchseingabe finden Sie unter Kleine Projekte.

Die langfristige Erhaltung von audiovisuellen Medien ist aufwändig und teuer. Insbesondere bei umfangreichen Beständen, z. B. bei Vor- und Nachlässen von Berufsfotograf:innen oder Fotoateliers, sollte geprüft werden, ob eine archivische Bewertung sinnvoll ist. Unter Bewertung wird hier die Entscheidung verstanden, welche Teilbestände oder Dokumente aufgrund ihres bleibenden Werts dauerhaft erhalten werden sollen und welche allenfalls «kassiert», das heisst ausgeschieden werden können.

Wenn aus Ressourcengründen nicht der ganze als erhaltenswert beurteilte Bestand bearbeitet werden kann, empfiehlt es sich, Prioritäten festzulegen. Die Priorisierung kann sich beispielsweise an der kulturellen Bedeutung, dem Erhaltungszustand, der Nutzungshäufigkeit, dem Risiko eines Informationsverlusts oder an strategischen Zielen der Institution orientieren.

Für einzelne Massnahmen wie die Digitalisierung kann es zudem sinnvoll sein, eine Auswahl zu treffen und nicht alle Dokumente zu bearbeiten. Gerade bei der Digitalisierung von Filmen und Videos fallen grosse Datenmengen an, welche langfristige Kosten für die Datenspeicherung nach sich ziehen.

Weiterführende Informationen: 6 Bewertung, Auswahl und Priorisierung von audiovisuellen Dokumenten

Die systematische Erfassung und Beschreibung von Beständen und Dokumenten ist ein zentraler Bestandteil jedes Erhaltungsprojekts. Dabei werden Informationen zu den Objekten oder Dokumenten in strukturierter Form festgehalten, damit diese identifiziert, verwaltet, aufgefunden und genutzt werden können. Im Archivbereich wird hierfür der Begriff Erschliessung verwendet, in Bibliotheken spricht man von Katalogisierung und in Museen häufig von Inventarisierung.

Wir empfehlen, das Signatur- oder Inventarnummersystem so zu konzipieren, dass jedem Dokument (oder Objekt) eine eindeutige Signatur oder Inventarnummer zugewiesen werden kann. Da die Erschliessung auf Einzeldokumentebene sehr zeit- und ressourcenintensiv sein kann, sollte bereits vor Projektbeginn festgelegt werden, welche Erschliessungstiefe angestrebt wird. So kann es beispielsweise sinnvoll sein, die für die Digitalisierung ausgewählten Dokumente auf Einzeldokumentebene zu erschliessen, während der übrige Bestand lediglich auf der Ebene von Teilbeständen, Serien oder Dossiers beschrieben wird.

Ebenso ist zu klären, zu welchem Zeitpunkt die Erschliessung erfolgen soll. Insbesondere bei Film-, Video- und Tondokumenten, zu denen nur wenige Kontextinformationen vorliegen, kann es sinnvoll sein, die Detailerschliessung erst nach der Digitalisierung vorzunehmen. Anhand des Digitalisats lassen sich Inhalte besser beurteilen und präziser beschreiben.

Weiterführende Informationen: 11 Metadaten für die Erschliessung, Katalogisierung, Inventarisierung von audiovisuellen Dokumenten

Audiovisuelle Dokumente sind fragil und konservatorisch gefährdet. Durch geeignete Massnahmen wie Reinigung, fachgerechtes Umpacken und die Optimierung der Lagerbedingungen lässt sich die Lebensdauer der Objekte deutlich verlängern. Bei jedem Erhaltungsprojekt für Fotografien, Filme, Ton- und Videodokumente sollte deshalb sorgfältig geprüft werden, welche konservatorischen Massnahmen sinnvoll und notwendig sind. Dabei ist auch zu klären, an welcher Stelle im Projektablauf diese Massnahmen durchgeführt werden sollen und wer dafür verantwortlich ist. Nur so lassen sich die Dokumente bestmöglich schützen und die verfügbaren Ressourcen effizient einsetzen.

Weiterführende Informationen: 7 Konservierung von audiovisuellen Dokumenten

Als Restaurierung bezeichnet man bei Kulturgütern die Wiederherstellung eines ursprünglichen Zustands. Sie unterscheidet sich damit von der Konservierung, bei der es darum geht, den aktuellen Zustand zu erhalten. Je nach Art des Objekts kann die Restaurierung am Objekt selber, mit digitalen Methoden oder mit einer Kombination von beiden erfolgen.

Die Restaurierung von audiovisuellen Dokumenten erfordert grosses Fachwissen und viel Fingerspitzengefühl. Da jede restauratorische Massnahme am Objekt mit Veränderungen an diesem verbunden ist, sollte sorgfältig geprüft werden, ob diese tatsächlich notwendig und verhältnismässig ist.

Bei besonders wertvollen oder einzigartigen Objekten kann es sinnvoll sein, bereits vor einer allfälligen Restaurierung ein Digitalisat anzufertigen – dies gilt vor allem bei Fotografien. Auf diese Weise lässt sich der ursprüngliche Zustand des Objekts dokumentieren und langfristig nachweisen.

Weiterführende Informationen: 8 Restaurierung von audiovisuellen Dokumenten

Die Digitalisierung ist heute häufig zentraler Teil von Erhaltungsprojekten. Insbesondere bei Ton- und Videodokumenten, bei denen die Abspieltechnik nicht mehr erhältlich ist, kann die langfristige Sicherung der Inhalte nur durch eine Digitalisierung gewährleistet werden. Darüber hinaus verbessert die Digitalisierung die Zugänglichkeit und Nutzbarkeit von Beständen und trägt zum Schutz der physischen Originale bei, da diese danach seltener benutzt werden müssen.

Vor Beginn eines Digitalisierungsprojekts sollte das Ziel klar definiert werden. Dabei stellt sich insbesondere die Frage, ob eine Erhaltungsdigitalisierung, eine Nutzungsdigitalisierung oder eine Kombination aus beiden angestrebt wird. Die Anforderungen an Dateiformate und Qualität unterscheiden sich je nach Zielsetzung erheblich.

Für die Digitalisierung von Kulturgütern gelten zudem andere Anforderungen als für Dokumente mit rein dokumentarischem Wert. Ziel einer Digitalisierung nach Kulturgüterstandards ist es, sämtliche relevanten Informationen des physischen Originals möglichst vollständig und authentisch in eine digitale Form zu übertragen. Für die verschiedenen Medientypen existieren hierfür international anerkannte Standards und Empfehlungen.

Die Digitalisierung audiovisueller Dokumente ist aufgrund der grossen Vielfalt an Formaten, Trägermaterialien und Verfahren besonders anspruchsvoll. Fundierte Entscheidungen erfordern sowohl Kenntnisse über die Eigenschaften der physischen Medien als auch über digitale Zielformate, Codecs und Digitalisierungsparameter. Daher stellt sich häufig die Frage, ob die Digitalisierung intern durchgeführt oder an einen spezialisierten Dienstleister vergeben werden soll.

Wir empfehlen, institutionsinterne Standards für die Digitalisierung festzulegen und diese in einem Pflichtenheft verbindlich zu dokumentieren. Bei einer Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern bildet das Pflichtenheft die Grundlage für die Offertenstellung.

Zur Überprüfung von Arbeitsabläufen und Qualitätsanforderungen empfiehlt es sich, zunächst Probedigitalisate erstellen oder einen kleinen Pilotbestand digitalisieren zu lassen. Auf diese Weise können Prozesse optimiert, offene Fragen geklärt und die Qualität der Ergebnisse bewertet werden, bevor grössere Bestände bearbeitet werden.

Unverzichtbar ist zudem eine sorgfältige Qualitätskontrolle der Digitalisate nach Abschluss der Digitalisierung. Diese Verantwortung kann nicht vollständig an externe Dienstleister delegiert werden. Fehlende Qualitätsstandards oder eine unzureichende Qualitätskontrolle gehören zu den häufigsten Ursachen dafür, dass die Digitalisierung bereits nach wenigen Jahren wiederholt werden muss.

Weiterführende Informationen finden Sie in den Abschnitten Zusammenarbeit mit Dienstleistern, Pflichtenhefte und Qualitätskontrolle.

Weiterführende Informationen: 9 Reproduktion / Digitalisierung von audiovisuellen Dokumenten

Bereits in der Planungsphase muss geklärt werden, unter welchen Bedingungen die physischen Dokumente künftig aufbewahrt werden. Für die langfristige Erhaltung physischer audiovisueller Dokumente ist ein stabiles kühles und trockenes Lagerklima von zentraler Bedeutung. Konservatorische Massnahmen wie Reinigung, Neuverpackung oder Restaurierung sind vor allem dann wirkungsvoll, wenn die Dokumente anschliessend unter geeigneten Bedingungen gelagert werden.

Wir empfehlen ausdrücklich, die Originale auch nach einer erfolgten Digitalisierung weiterhin unter möglichst guten konservatorischen Bedingungen aufzubewahren. Dadurch bleibt die Möglichkeit erhalten, eine Digitalisierung zu einem späteren Zeitpunkt zu wiederholen, falls sich herausstellen sollte, dass die vorhandenen Digitalisate den Anforderungen nicht genügen. Zudem steigen die Erwartungen an die Qualität digitaler Reproduktionen laufend, nicht zuletzt aufgrund der technischen Weiterentwicklung von Bildschirmen und Wiedergabegeräten. Ebenso ist nicht auszuschliessen, dass künftig neue Technologien zur Verfügung stehen werden, mit denen heute nur eingeschränkt oder gar nicht digitalisierbare Dokumente in deutlich höherer Qualität erfasst werden können.

Auch für digitale Archivbestände und Digitalisate muss frühzeitig eine nachhaltige Erhaltungsstrategie definiert werden. Digitale Dateien, die als langfristig erhaltenswert beurteilt werden, können sowohl als sogenannte file-born Dateien aus digitalen Überlieferungen in Archive und Sammlungen gelangen als auch aus Digitalisierungsprojekten hervorgehen.

Für die digitale Erhaltung ist zunächst zu prüfen, ob eine Transcodierung in archivierungstauglichere Containerformate oder Codecs erforderlich ist. Dies kann beispielsweise dann sinnvoll sein, wenn veraltete oder nur noch eingeschränkt unterstützte Formate vorliegen (z. B. Flash-Videos) oder wenn innerhalb einer Institution einheitliche Formate angestrebt werden. Sämtliche Transcodierungen sollten nachvollziehbar dokumentiert werden.

Darüber hinaus muss sichergestellt werden, dass die Daten dauerhaft gespeichert und ihre Integrität regelmässig überprüft werden können. Die Anforderungen an die Speicherung von Archivmaster-Dateien sind dabei deutlich höher als jene an Nutzungskopien.

Dabei ist zu berücksichtigen, dass auch die digitale Erhaltung langfristig wiederkehrende Kosten verursacht. Dazu gehören insbesondere Ausgaben für Datenspeicherung, Datenmigrationen sowie Anschaffung und Betrieb digitaler Langzeitarchivierungslösungen. Die Finanzierung dieser Aufgaben sollte daher bereits bei der Planung des Projekts berücksichtigt werden.

Nach Abschluss eines Erhaltungsprojekts sollten Bestände nicht nur der bestandshaltenden Institution für interne Zwecke zur Verfügung stehen, sondern auch von einer interessierten Öffentlichkeit genutzt werden können. Die niederschwelligste und nachhaltig wirksamste Form des Zugangs ist dabei in der Regel die Online-Publikation.

Soll ein Bestand online zugänglich gemacht werden, müssen die Urheber- und Nutzungsrechte frühzeitig geklärt werden. Insbesondere bei gemischten Beständen mit zahlreichen Urheber:innen, Produzent:innen oder Rechteinhaber:innen kann die Rechteklärung einen erheblichen Zeit- und Ressourcenaufwand verursachen. Wir empfehlen deshalb, diesen Aspekt bereits in der Projektplanung zu berücksichtigen und die notwendigen Abklärungen möglichst frühzeitig zu beginnen.

Häufig werden Bestände aufbereitet, um sie anschliessend im Rahmen von Ausstellungen, Publikationen oder Veranstaltungen zu präsentieren. Daneben bieten auch Blogs, Websites, Social-Media-Kanäle oder digitale Sammlungsportale geeignete Möglichkeiten, um über abgeschlossene Erhaltungsprojekte zu informieren und die Sichtbarkeit von Beständen zu erhöhen.

Bereits in der Planungsphase sollte geprüft werden, ob die Vermittlungsaktivitäten Teil des Erhaltungsprojekts sein sollen oder ob hierfür ein separates Folgeprojekt sinnvoll ist. Dies kann insbesondere aus Gründen der Drittmittelbeschaffung relevant sein. Häufig lassen sich Fördermittel für Ausstellungen, Publikationen oder andere Vermittlungsformate einfacher einwerben als für reine Erhaltungsmassnahmen. Siehe hierzu auch den Abschnitt Fundraising.

Weiterführende Informationen: 

12 Audiovisuelles Kulturgut: Zugang und Vermittlung

Zusammenarbeit mit Dienstleistern

Audiovisuelle Erhaltungsprojekte erfordern spezialisiertes Fachwissen. Nicht immer verfügen Gedächtnisinstitutionen über die notwendigen personellen, technischen oder infrastrukturellen Ressourcen, um konservatorische Massnahmen, Restaurierungen oder Digitalisierungsarbeiten selbst durchzuführen. In solchen Fällen empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern, die über Erfahrung im Umgang mit audiovisuellem Kulturgut verfügen.

Bei der Zusammenarbeit mit Dienstleistern empfehlen wir, die folgenden Punkte zu beachten:

• Pflichtenheft: Insbesondere bei Digitalisierungsprojekten empfiehlt es sich, vor der Einholung von Offerten ein Pflichtenheft zu erarbeiten. Dies erleichtert den Vergleich von Angeboten und schafft Klarheit bezüglich der Anforderungen. Mehr Informationen zu der Erstellung von Pflichtenheften finden Sie unten.
• Einholen von Offerten: Wir empfehlen, jeweils mehrere Offerten bei verschiedenen Dienstleistern einzuholen und die erhaltenen Offerten genau zu vergleichen, bevor ein Auftrag vergeben wird. Bevor ein Auftrag vergeben wird, sollten möglichst alle offenen Fragen geklärt werden. Allenfalls muss die Offerte von den Dienstleistern auch nochmals überarbeitet werden.
• Einholen von Referenzen: Falls Sie zum ersten Mal mit einem Dienstleister zusammenarbeiten, empfehlen wir, Referenzen einzuholen. Viele grössere Dienstleister führen auf ihrer Website ehemalige oder aktuelle Kunden auf. Es kann sich auch lohnen, im eigenen Netzwerk nachzufragen, mit welchen Dienstleistern andere Institutionen zusammenarbeiten. Ausserdem kann ein Besuch vor Ort dabei helfen, Unklarheiten zu beseitigen.
• Auftragserteilung: Die Auftragserteilung sollte schriftlich erfolgen. Zusätzliche Vereinbarungen, beispielsweise zu Terminen, Leistungsumfang oder einem Kostendach, sollten ebenfalls schriftlich festgehalten werden, um Missverständnisse zu vermeiden.
• Kostendach: Da bei audiovisuellen Erhaltungsprojekten oft nicht genügend Informationen für eine präzise Offertenstellung vorliegen, wodurch zusätzliche Kosten entstehen können, empfehlen wir, nach Möglichkeit ein Kostendach zu vereinbaren.
• Übergabeliste: Vor der Übergabe von Dokumenten an einen Dienstleister sollte eine möglichst vollständige und präzise Übergabeliste bzw. Begleitliste oder Packliste erstellt werden. Diese dient auch als Arbeitsgrundlage für den Dienstleister. Die Liste sollte alle Informationen enthalten, die für die eindeutige Identifikation der Dokumente sowie für die Ausführung des Auftrags erforderlich sind, beispielsweise Inventarnummer oder Signatur, gewünschter Dateiname (bei Digitalisierungsaufträgen), Urheber:in, Titel oder Beschriftung, Medienart, Format bzw. Verfahren, Umfang und Zustand. Für die Erstellung einer Übergabeliste eignet sich eine Tabellenkalkulation, da sich die Informationen einfach erfassen, ergänzen, sortieren, filtern und mit dem Dienstleister austauschen lassen. Die Übergabeliste sollte sowohl bei der Auslieferung als auch bei der Rücknahme der Dokumente verwendet werden, um die Vollständigkeit des Bestands zu überprüfen.
• Zustandsprotokoll: Vor der Auslieferung der Dokumente an einen Dienstleister sollte deren Zustand möglichst umfassend dokumentiert werden. Dies kann durch schriftliche Zustandsprotokolle, fotografische Aufnahmen oder eine Kombination beider Methoden erfolgen. Das Zustandsprotokoll dient als Referenz, um festzustellen, ob Schäden bereits vor der Übergabe bestanden oder erst während des Transports bzw. der Bearbeitung entstanden sind. Zudem bildet das Zustandsprotokoll eine wichtige Grundlage für allfällige Versicherungsansprüche bei Verlust oder Beschädigung der Objekte.
• Test/Pilot: Insbesondere bei Digitalisierungsprojekten empfiehlt es sich, zunächst Testdigitalisate anzufordern oder einen Pilotbestand bearbeiten zu lassen. Dadurch können offene Fragen frühzeitig geklärt und Arbeitsabläufe optimiert werden. Für die Überprüfung der Testdigitalisate empfehlen wir, Fachpersonen beizuziehen.
• Qualitätskontrolle: Nach Abschluss der Arbeiten sollte zeitnah eine sorgfältige Qualitätskontrolle durch die Gedächtnisinstitution erfolgen. Dabei ist beispielsweise zu prüfen, ob alle vereinbarten Arbeiten ausgeführt wurden, Dateinamen und Signaturen korrekt vergeben wurden und keine neuen Schäden aufgetreten sind. Detaillierte Informationen zur Qualitätskontrolle bei Digitalisierungsprojekten finden Sie unten.
• Transport: Viele Dienstleister bieten auch den Transport der Objekte an. Alternativ können Kunsttransportfirmen für den Transport beauftragt werden. Diese verfügen über Personal, welches im Umgang mit Kulturgut geschult ist, sowie über geeignete Transportverpackungen und Fahrzeuge.
• Versicherung: Für den Transport und gegebenenfalls auch für die Dauer der externen Bearbeitung der Objekte empfiehlt sich der Abschluss einer geeigneten Versicherung. Hierfür gibt es spezialisierte Kunstversicherungen. Häufig kann die Versicherung auch über den Dienstleister organisiert werden.

Bei umfangreichen Beständen oder wenn in der Schweiz keine Dienstleister mit ausreichenden Kapazitäten zur Verfügung stehen, um einen Auftrag innerhalb einer angemessenen Frist auszuführen, kann es sinnvoll sein, auch Dienstleister im Ausland anzufragen. Dabei müssen zusätzliche Kosten und organisatorische Aufwände für Transport, Versicherung und Zollabwicklung berücksichtigt werden. Es empfiehlt sich, Dienstleister zu berücksichtigen, die bereits Erfahrung mit Aufträgen aus der Schweiz haben und den sicheren Transport sowie die Zollabwicklung übernehmen können. Wir empfehlen, Dienstleister zu bevorzugen, mit denen Sie eine gemeinsame Sprache sprechen, um Kommunikationsmissverständnisse zu vermeiden.

Ein Pflichtenheft beschreibt die Anforderungen eines Auftraggebers an eine Dienstleistung und dient als Grundlage für die Einholung und Bewertung von Offerten.

Wir empfehlen insbesondere bei der Vergabe von Digitalisierungsaufträgen die Erstellung eines Pflichtenhefts. Auch bei anderen Massnahmen wie Erschliessungs-, Konservierungs- oder Restaurierungsarbeiten kann ein Pflichtenheft sinnvoll sein. Ein sorgfältig ausgearbeitetes Pflichtenheft erleichtert den Vergleich von Offerten, schafft Transparenz bezüglich der Anforderungen und reduziert das Risiko von Missverständnissen. Ausserdem lassen sich später die Vorgaben nachvollziehen, nach denen Massnahmen wie die Digitalisierung durchgeführt wurden.

Die Erstellung eines Pflichtenhefts setzt Fachwissen voraus, da Anforderungen, Qualitätskriterien und Rahmenbedingungen möglichst präzise festgehalten werden müssen. Je nach Komplexität des Auftrags kann es sinnvoll sein, für die Erstellung des Pflichtenhefts externe Fachpersonen hinzuzuziehen.

Welche Inhalte und welcher Detaillierungsgrad im Pflichtenheft erforderlich sind, hängt von Umfang und Komplexität des Auftrags ab. Üblicherweise werden darin die folgenden Punkte festgehalten:

1. Ausgangslage und Zielsetzung
   Beschreibung der Ausgangslage sowie der Projektziele. Welche Ergebnisse sollen erreicht werden?
2. Beschreibung des Bestands
   Angaben zum zu bearbeitenden Bestand, insbesondere Medientypen, Umfang, vorhandene Formate bzw. Verfahren sowie vorliegende Kontextinformationen und Metadaten.
3. Leistungsumfang und Aufgaben
   Detaillierte Beschreibung der zu erbringenden Leistungen. Dazu können beispielsweise folgende Aufgaben gehören: Transport, Sichtprüfung (visuelle Kontrolle von Zustand und Vollständigkeit), Reinigung, Digitalisierung, Vergabe von Dateinamen oder Signaturen, Erfassung von Metadaten, fotografische Dokumentation von Originalverpackungen, Neuverpackung, Qualitätskontrolle, Dokumentation der Arbeitsschritte. Die Anforderungen an die einzelnen Arbeitsschritte sollten möglichst präzise definiert werden.
4. Anforderungen an Technik und Personal
   Es empfiehlt sich festzuhalten, dass die Offerte die vorgesehenen Arbeitsabläufe sowie sämtliche eingesetzten Geräte (Marke, Modell, Alter, Wartungsstand) beschreiben soll. Ebenso sollten in der Offerte die Qualifikationen und Kompetenzen der beteiligten Mitarbeitenden des Dienstleisters ausgewiesen werden.
5. Umgang mit dem Bestand und Lagerung
   Anforderungen an den sicheren Umgang mit den Objekten sowie an deren Lagerung und die klimatischen Bedingungen während der Bearbeitung.
6. Kommunikation und Berichterstattung
   Festlegung der Kommunikationswege und Zuständigkeiten. Es empfiehlt sich festzuhalten, dass sämtliche projektrelevanten Absprachen auf schriftlichem Weg erfolgen oder bestätigt werden müssen, damit sie gültig sind.
7. Umgang mit Problemfällen
   Definition der Anforderungen für den Umgang mit Schäden, technischen Problemen oder anderen unvorhergesehenen Situationen. Es sollte festgelegt werden, in welchen Fällen eine Rücksprache des Dienstleisters mit dem Auftraggeber erforderlich ist. Zudem sollte in der Offerte vom Dienstleister transparent ausgewiesen werden, welche Leistungen im Grundpreis enthalten sind und welche Zusatzkosten verursachen können.
8. Qualitätskontrolle
   Verpflichtung des Dienstleisters zur Durchführung systematischer Qualitätskontrollen und zu deren Dokumentation. Die Offerte sollte das entsprechende Verfahren beschreiben. Gegebenenfalls sind einzuhaltende Normen oder Standards festzulegen. Die Dokumentation der Qualitätskontrolle wird der auftraggebenden Institution zur Verfügung gestellt.
9. Mängelbehebung
   Regelung der Nachbesserungspflicht bei festgestellten Mängeln, einschliesslich Fristen und Kostenübernahme durch den Dienstleister.
10. Abnahme der Leistungen
    Festlegung der Kriterien und des Zeitpunkts, ab dem die erbrachte Leistung als abgenommen gilt.
11. Auslieferung
    Anforderungen an die Übergabe der Digitalisate und der physischen Originale, einschliesslich Datenübermittlung, Transport und Lieferadressen.
12. Termine
    Vorgaben zu Terminen.
13. Kostenaufstellung
    Vorgaben zur Struktur und zum Detaillierungsgrad der Offerte sowie zur Ausweisung von Zusatzkosten.
14. Kontaktpersonen und Rechnungsadresse
    Benennung der zuständigen Ansprechpersonen mit Kontaktdaten. Zudem sollte die korrekte Rechnungsadresse des Auftraggebers genannt werden.

Nach Abschluss einer Dienstleistung sollte unmittelbar nach der Rücknahme der Dokumente (inkl. Digitalisate) eine sorgfältige Qualitätskontrolle erfolgen. Diese sollte noch vor der formellen Abnahme und Bezahlung der Dienstleistung durchgeführt werden. Ziel ist es, sicherzustellen, dass die vereinbarten Leistungen vollständig und in der geforderten Qualität erbracht wurden.

Insbesondere sollten folgende Punkte überprüft werden:

1. Zustand und Schäden
   Ist die Transportverpackung unbeschädigt? Liegen Schäden an den Objekten vor, die vor der Übergabe an den Dienstleister nicht vorhanden waren?
2. Vollständigkeit
   Wurden alle dem Dienstleister übergebenen Objekte zurückgeliefert? Sind alle vereinbarten Leistungen erbracht worden?
3. Ordnung und Struktur
   Wurde die Ordnung der Dokumente beibehalten? Wurden Digitalisate und digitale Dateien strukturiert und nachvollziehbar abgelegt?
4. Signaturen und Dateinamen
   Wurden Signaturen und Dateinamen gemäss den Vorgaben vergeben?

Bei Digitalisierungsprojekten sollten darüber hinaus technische und inhaltliche Qualitätskontrollen durchgeführt werden:

1. Vollständigkeit
   Entspricht die Anzahl der gelieferten Digitalisate den Erwartungen und den Vorgaben des Auftrags? Wurden alle vereinbarten Dateien geliefert (z. B. Prüfsumme, Qualitätskontrolle, Metadatendatei)?
2. Prüfsummen
   Liegen für sämtliche Dateien Prüfsummen gemäss den vereinbarten Vorgaben (z. B. MD5 oder SHA-256) vor?
3. Integritätsprüfung nach der Datenübernahme
   Nach der Übertragung auf die eigene Speicherinfrastruktur sollte die Integrität aller Dateien anhand der Prüfsummen überprüft werden.
4. Technische Metadaten
   Entsprechen Dateiformate, Codecs, Auflösung, Farbraum, Quantisierungsauflösung, Abtastrate, Bittiefe und weitere technische Parameter den Anforderungen gemäss Pflichtenheft?
5. Sicht- und Hörkontrolle
   Die Digitalisate sollten stichprobenweise oder vollständig visuell bzw. akustisch kontrolliert werden, um Fehler wie Unschärfen, Aussetzer, Störungen oder unvollständige Aufnahmen zu erkennen. Bei Film-, Ton- und Video-Digitalisaten empfiehlt es sich, mindestens kurz bei jedem Dokument den Anfang, die Mitte und die Ende des Dokuments zu überprüfen.
6. Automatisierte Qualitätskontrolle
   Je nach Medientyp und Projektumfang können ergänzend automatisierte Prüfungen oder Stichproben mit spezialisierten Werkzeugen durchgeführt werden. Für Film-, Video- und Audiodigitalisate eignet sich beispielsweise eine Analyse mit QCTools. Wurden fotografische Bestände unter Verwendung eines ColorCheckers und/oder eines Object-Level-Targets (z. B. Golden Thread) digitalisiert, kann mit Werkzeugen wie NimbusQA überprüft werden, ob die Digitalisate den Anforderungen von Metamorfoze, FADGI oder ISO 19264 entsprechen.

Kann ein Erhaltungsprojekt nicht vollständig aus Eigenmitteln finanziert werden, müssen zusätzliche Finanzierungsquellen erschlossen werden. Es empfiehlt sich, frühzeitig mit vergleichbaren Institutionen Kontakt aufzunehmen und anzufragen, welche Förderstellen ähnliche Projekte bereits unterstützt haben.

Mögliche Finanzierungsquellen sind:

• Projektförderung durch Memoriav: Memoriav unterstützt und begleitet Projekte zur Erhaltung des audiovisuellen Kulturgutes der Schweiz. Informationen zu den Förderkriterien und zum Antragsverfahren finden Sie unter Projektförderung.
• Swisslos-Fonds: Besteht ein enger Bezug des Bestands zu einem bestimmten Kanton, kann ein Fördergesuch an den jeweiligen kantonalen Swisslos-Fonds sinnvoll sein. Die Förderpraxis unterscheidet sich jedoch von Kanton zu Kanton. Während in einigen Kantonen Erhaltungsprojekte regelmässig unterstützt werden, sind die Fördermöglichkeiten in anderen Kantonen eingeschränkter. Es empfiehlt sich, sich frühzeitig über die kantonalen Förderrichtlinien zu informieren.
• Private Stiftungen: Die Schweiz verfügt über eine vielfältige Stiftungslandschaft. Zahlreiche private Stiftungen fördern Projekte im Bereich Kultur und Kulturerbe, sofern diese ihrem Stiftungszweck entsprechen. Wichtige Kriterien für eine Förderung sind dabei insbesondere das Thema des Projekts sowie sein geografischer Bezug. Vor der Einreichung eines Gesuchs sollte deshalb geprüft werden, ob das Vorhaben den Förderschwerpunkten der Stiftung entspricht. Informationen zur Schweizer Stiftungslandschaft und zum Verfassen von Anträgen finden Sie auf der Seite von SwissFoundations.
• Gemeinden: Hat ein Bestand einen starken lokalen Bezug, können auch Gemeinden oder Städte als Förderpartner infrage kommen. Insbesondere kulturell, historisch oder identitätsstiftend relevante Bestände werden teilweise durch kommunale Kulturförderung unterstützt.
• Privatpersonen, Familien oder Körperschaften: Besteht ein enger Bezug des Bestands zu einer Privatperson, einer Familie oder einer Körperschaft wie einem Unternehmen oder einem Verein, empfiehlt sich eine finanzielle Beteiligung an den Erhaltungsmassnahmen anzufragen.
• Crowdfunding: Besteht für einen Bestand ein hohes öffentliches Interesse, kann Crowdfunding eine zusätzliche Finanzierungsmöglichkeit darstellen. Besonders geeignet sind Projekte, die sich gut erzählen und vermitteln lassen. Crowdfunding eignet sich vor allem zur Teilfinanzierung und kann gleichzeitig zur Bekanntmachung des Projekts beitragen. Dabei ist zu beachten, dass Crowdfunding-Kampagnen in der Regel einen erheblichen zeitlichen und personellen Aufwand erfordern und durch eine gezielte und kontinuierliche Kommunikationsarbeit begleitet werden müssen.

Eine sichtbare öffentliche Wirkung kann die Attraktivität eines Fördergesuchs erhöhen. Es kann daher sinnvoll sein, ein Erhaltungsprojekt mit Vermittlungs- oder Kommunikationsmassnahmen zu verbinden, beispielsweise durch eine Ausstellung, eine Publikation, eine Website oder eine öffentliche Veranstaltung. Derzeit stossen zudem Projekte auf besonderes Interesse, die Aspekte der kulturellen Teilhabe und Partizipation berücksichtigen.

Für Fördergesuche empfiehlt sich die Erstellung eines übersichtlich und ansprechend gestalteten Projektdossiers. Neben einer Beschreibung des Bestands und des geplanten Projekts sollten darin auch der Handlungsbedarf, die Projektziele, der Kostenrahmen und die erwarteten Ergebnisse dargestellt werden. Bild-, Audio- und Videobeispiele helfen dabei, die Bedeutung des Bestands und die Notwendigkeit der Erhaltungsmassnahmen anschaulich zu vermitteln.

Häufige Fehler bei audiovisuellen Erhaltungsprojekten

Die folgenden Fehler begegnen Memoriav regelmässig bei Fördergesuchen sowie in Beratungen. Eine frühzeitige Berücksichtigung dieser Punkte kann helfen, Mehraufwand, zusätzliche Kosten und Fehlentscheide zu vermeiden.

Ein häufiger Fehler besteht darin, mit einzelnen Massnahmen zu beginnen, bevor die Ziele und das Vorgehen für den Gesamtbestand geklärt wurden. So werden beispielsweise Teilbestände mit grossem Aufwand erschlossen oder digitalisiert, bevor Prioritäten definiert wurden oder klar ist, wie der restliche Bestand bearbeitet werden soll. Wir empfehlen deshalb, vor Projektbeginn ein Aufarbeitungs- oder Erhaltungskonzept für den gesamten Bestand zu erarbeiten.

Bereits vor Projektbeginn sollten die Ziele der Digitalisierung, die Qualitätsanforderungen sowie die gewünschten Dateiformate und Digitalisierungsparameter festgelegt werden. Fehlende Vorgaben können dazu führen, dass die entstandenen Digitalisate den langfristigen Anforderungen nicht genügen, unnötig viele Dateiformate verwaltet werden müssen oder die Digitalisierung später ganz oder teilweise wiederholt werden muss.

Digitalisate haben nur dann langfristigen Nutzen, wenn sie eindeutig identifizierbar und auffindbar sind. Immer wieder entstehen Digitalisate, die später weder den Originalen zugeordnet noch zuverlässig gefunden werden können.

Bereits vor der Digitalisierung sollten deshalb Signaturen oder Inventarnummern vergeben und die notwendigen Metadaten erfasst werden. Nach der Digitalisierung muss dokumentiert werden, welche Dokumente digitalisiert wurden und wo die entstandenen Digitalisate gespeichert sind.

Ein häufiger Fehler besteht darin, verschmutzte Dokumente oder Objekte mit möglichem Schimmelbefall bereits vor der Reinigung in neues Hüllmaterial umzupacken. Werden die Dokumente anschliessend gereinigt, muss in der Regel auch das bereits verwendete Verpackungsmaterial ersetzt werden, was unnötige Kosten und zusätzlichen Aufwand verursacht. Neues Verpackungsmaterial in Archiven und Sammlungen erweckt zudem den Eindruck, dass die Dokumente bereits konservatorisch behandelt wurden.

Qualitätskontrollen werden häufig zu spät oder nur oberflächlich durchgeführt. Fehler bei der Digitalisierung, Dateibenennung oder Datenübernahme werden dadurch oft erst bemerkt, wenn das Projekt bereits abgeschlossen ist.

Wir empfehlen, die Qualitätskontrolle bereits in der Planungsphase vorzusehen und Verantwortlichkeiten klar festzulegen. Bei Digitalisierungsprojekten sollten sowohl technische Parameter als auch die inhaltliche Vollständigkeit der Ergebnisse überprüft werden.

Häufig konzentrieren sich Projekte auf die Digitalisierung, Aufarbeitung oder Publikation von Beständen, ohne zu klären, wie die Originale und die digitalen Dateien nach Projektabschluss langfristig aufbewahrt werden sollen.

Bereits bei der Projektplanung sollte festgelegt werden, wo die Originale gelagert, wie die Digitalisate gesichert und wie die langfristigen Kosten für Depot, Datenspeicherung und digitale Langzeitarchivierung finanziert werden.

Insbesondere bei Beständen von Vereinen, Unternehmen oder Privatpersonen sollte bereits vor Projektbeginn geklärt werden, ob eine geeignete Gedächtnisinstitution den Bestand übernehmen kann. Die vorgesehenen Massnahmen sollten zudem frühzeitig mit der entsprechenden Institution abgestimmt werden. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Arbeiten später teilweise oder vollständig wiederholt werden müssen, beispielsweise weil andere Verpackungsmaterialien, Digitalisierungsstandards oder Erschliessungsrichtlinien angewendet werden.

Bibliografie und Links

• KOST: Entscheidhilfe Formatempfehlungen. Online, Stand: 04.09.2026
• Lacinak, Chris: Guide to Developing a Request for Proposal for the Digitization of Audio, New York 2015. Online, Stand: 28.07.2026
• Lacinak, Chris: Guide to Developing a Request for Proposal for the Digitization of Video (and More), New York 2013. Online, Stand: 28.07.2026
• Pfluger, David; Rauh, Felix: Workshop: Qualitätskontrolle in und mit Pflichtenheften, Memoriav-Fachtagung 2018 «Qualitätskontrolle im Digitalisierungsprozess», 08.03.2018. Online, Stand: 18.09.2026
• SwissFoundations – Verband der Schweizer Förderstiftungen: Website. Online, Stand: 04.09.2026

• FFmpeg. Online, Stand: 04.09.2026
• Harvey, Phil: ExifTool. Online, Stand: 04.09.2026
• MediaArea: BWF MetaEdit. Online, Stand: 04.09.2026
• MediaArea: MediaConch. Online, Stand: 04.09.2026
• MediaArea: MediaInfo. Online, Stand: 04.09.2026
• MediaArea: QCTools. Online, Stand: 04.09.2026
• Phase One: NimbusQA. Online, Stand: 04.09.2026

Letzte Anpassung: September 2026