Notfallplanung und Schadensbegrenzung

Materialverlust in Folge von Notfällen entsteht meist durch physische Beschädigungen der Bänder. Diese Beschädigungen haben zur Folge, dass der Bandtransport das Band nicht mehr einwandfrei transportieren kann, und so das Signal für die Köpfe nicht mehr fehlerfrei lesbar ist. Viele dieser Schäden verschlimmern sich mit der Zeit. Daher sollten derartige Probleme so schnell wie möglich nach Eintreten des Notfalls und vor dem ersten Abspielversuch behoben werden. Geschieht dies nicht, so können dauerhafte Schäden auftreten, deren Ausmass deutlich über das vom Notfall konkret Verursachte hinausgeht.

Meist werden Bänder beim Eintreten von Notfällen nicht sofort zerstört. Bleibende Schäden entstehen vielmehr durch unsachgemässen Umgang nach einem Schadensfall oder durch verspätet durchgeführte Rettungsmassnahmen. Aus diesem Grund ist es entscheidend, dass sämtliche Archivmitarbeiter auf die notwendigen Massnahmen im Notfall angemessen vorbereitet sind.

Die unten aufgeführten Schritte sind im Notfall schnellstmöglich einzuleiten, um den Materialverlust gering zu halten. Falls möglich, sollten die Bergungs- und Reinigungsarbeiten von erfahrenen Fachleuten durchgeführt werden. Es ist dringend zu empfehlen, nach einem Schadensfall so schnell wie möglich eine professionelle Fachperson für Video oder Magnetbänder beizuziehen.

Sobald der Schadensort gegen mögliche Verletzungen des Personals gesichert ist, müssen die Bänder von dort entfernt werden, um weitere Verschmutzungen oder Schäden von ihnen abzuwenden. Ist ein Schaden durch Abwässer gegeben, so muss das an der Bergung beteiligte Personal beim Umgang mit kontaminiertem Material Schutzkleidung tragen. Die Bänder sind vorsichtig in Plastikwannen oder mit Plastiktüten ausgelegte Kartons zu bringen und stets senkrecht aufzustellen, damit sie vom Spulenkern gestützt werden. Im Falle einer Kontamination mit Flüssigkeit sind Positionsänderungen und Drehungen der Bänder, die zur Verbreitung der Flüssigkeit beitragen könnten, zu vermeiden. Die Bänder sind durch Polsterung gegen Stosseinwirkung zu sichern und gegen plötzliche Temperaturschwankungen zu isolieren.

Nasse Bänder sind besonders schadensanfällig. Innerhalb von 24 Stunden kann sich auf ihnen Schimmel bilden. Um Schimmelbefall zu vermeiden, sind nasse Bänder in einer kühlen Umgebung aufzubewahren, bis sie entsprechend behandelt werden können. Bevor Bänder getrocknet werden können, müssen sie von Verunreinigungen durch Chemikalien oder Schmutzpartikel, die durch einen Wasserschaden entstehen, gereinigt werden. Zum Abspülen von durch Wasser beschädigten Bändern sollte ausschliesslich kaltes, destilliertes Wasser benutzt werden.

Mit Ausnahme von Signaturen und anderen Etiketten muss nasses Papp- und Papiermaterial so schnell wie möglich aus der Umgebung eines Bandes entfernt werden, um Wasseransammlungen und möglichen Schimmelbewuchs zu vermeiden.

Neben dem Schimmel besteht auch die Gefahr des Oxidierens der Metallbeschichtung bei gewissen Bändern.

Nasse Bänder dürfen im Gegensatz zu Papier nie eingefroren, auch nicht gefriergetrocknet werden. Zu vermeiden ist in jedem Fall auch das Trocknen von Bändern, indem sie einer Hitzequelle ausgesetzt werden. Nasse oder bereits getrocknete Bänder dürfen nie ohne vorherige Untersuchung durch Fachpersonen abgespielt werden.

Trockene Schmutzpartikel wie beispielsweise durch einen Brand entstandene Russteile oder von einem Erdbeben verursachter Staub können sehr leicht aufgewirbelt und so in der gesamten Umgebung verteilt werden. Von solchen Partikeln verschmutzte Bänder müssen so lange isoliert aufbewahrt werden, bis die Reinigungsmassnahmen abgeschlossen sind. Trockene Schmutzpartikel dürfen nicht mit Hilfe von Flüssigkeiten entfernt werden. Die Hüllen und Gehäuse von Bändern dürfen so lange nicht geöffnet werden, bis das Risiko einer Kontaminierung durch trockene Schmutzpartikel behoben ist, da in Gehäusen aufbewahrte Bänder eventuell noch nicht von den Partikeln befallen sind.

Für eine gründliche Reinigung kann es notwendig werden, dass Bänder vom Spulenkern entfernt werden müssen. Unter Umständen sind Spulenkerne, Kassetten, Cartridges oder Spulen zu demontieren, zu reinigen oder zu ersetzen. Sind Bänder von ihren Spulenkernen gelöst, so sind sie besonders anfällig für Beschädigungen. Diese Bänder dürfen ausschliesslich von speziell ausgebildetem Personal gereinigt werden, und dürfen nicht aufgespult, abgespielt oder eingelagert werden, bevor der Reinigungsvorgang abgeschlossen ist. Vor der Einlagerung müssen die Bänder in stabilem, kühlem Klima gelagert und vor dem Einsatz in Videogeräten zur Reinigung oder zum Abspielen akklimatisiert werden.

Neben den offensichtlichen Bedrohungen für das Band ist in Notfällen auch die archivarische Kontrolle des Materials in Gefahr. Signaturen und auf Etiketten verzeichnete Informationen können durch verwischte Tinte oder die Zerstörung oder den Verlust von Etiketten, Hüllen oder Gehäusen verloren gehen. Auf deren Bergung sollte durchaus Mühe verwendet werden, jedoch haben die Bänder selbst stets Vorrang. Muss ein Band während des Reinigungsvorgangs aus seinem Gehäuse entfernt werden, so sollten die Beziehungen der Bänder zu den identifizierenden Informationen auf ihren Gehäusen oder Hüllen durch Notizen genauestens dokumentiert werden. (Amia Fact Sheet 13 2002)

Bibliografie und Links

• Amia Videotape Preservation Fact Sheets, Fact Sheet 13: Disaster Preparedness and Response, 2002. Online , Stand 22.2.2022

Letzte Anpassung: 2006