Notre institution est très petite et n’est pas spécialisée dans les documents audiovisuels. Nous avons des vidéos dans nos fonds. Que faut-il faire ?
Si vous n’avez aucune expérience, il peut être judicieux de s’adresser à une plus grande institution dans votre région et de lui demander si elle peut vous aider et comment. Pour prendre ou préparer les premières mesures, la publication «Memoriav recommandations vidéo – la sauvegarde de documents vidéo» donne de bonnes orientations.
Nous avons trouvé dans notre collection vidéo des bandes vidéo comme nous n’en avons encore jamais vues.
Comment identifier le format dont il s’agit ?
Les «Memoriav recommandations vidéo – la sauvegarde de documents vidéo» donnent une vue d’ensemble des formats vidéo les plus utilisés en Suisse.
Vous trouverez dans les publications suivantes des indications supplémentaires pour identifier les formats de bandes vidéo :
– Texas Commission on the Arts (Hg.) (2004), Videotape Identification and Assessment Guide, http://www.arts.texas.gov/wp-content/uploads/2012/04/video.pdf [lien consulté le 09.01.2016]
– Johannes Gfeller, Agathe Jarczyk, Joanna Phillips (2013), Kompendium der Bildstörungen beim analogen Video, Scheidegger & Spiess
Vous trouverez plus d’informations sur ce sujet dans la publication «Memoriav recommandations vidéo – la sauvegarde de documents vidéo» chapitre Reproduction, pp. 18-21.
Nous désirons copier notre collection de vidéos sur un support DVD. Que faut-il particulièrement prendre en compte ?
Les DVD ne sont pas recommandés pour l’archivage de longue durée car le transfert sur DVD entraîne des pertes d’information irréversibles. Un risque élevé existe aussi au niveau du matériel, en particulier pour les disques que l’on grave soi-même. Nous vous conseillons de choisir un autre format pour les copies d’archivage. Le DVD peut être utile pour établir des copies de travail / de consultation provisoires mais ce support est de plus en plus remplacé par des solutions avec des fichiers vidéo, indépendantes des supports.
Quels formats vidéo recommandez-vous pour la copie d’archivage ?
En règle générale, le format choisi doit permettre la meilleure qualité possible et au minimum une qualité identique à celle du format d’origine. La qualité d’enregistrement, le risque d’obsolescence (disparition de la technologie nécessaire à la lecture de la bande) et la stabilité à long terme sont les critères de choix décisifs. Jusqu’à ces dernières années, et en l’absence d’une infrastructure pour un archivage numérique, les bandes vidéo au format de qualité professionnelle – comme les Digital Betacam ou HDCam SR- étaient recommandées pour la sauvegarde des vidéos produites en Standard Definition. Depuis l’annonce de leur fabricant Sony que la maintenance des machines ne serait plus assurée dès 2023, les bandes vidéo ne peuvent plus être recommandées en général. Pour ce qui est de l’archivage numérique, le choix du bon format y dépend beaucoup du contexte. Vous trouverez des informations supplémentaires dans les recommandations Memoriav «L’archivage numérique des films et vidéos: fondements et orientations».
Pouvons-nous détruire nos originaux après la numérisation ?
Non. Le matériel original (analogique et numérique) doit être conservé dans les conditions climatiques adéquates et au moins aussi longtemps que sa lisibilité reste garantie. Il n’est pas exclu que de nouvelles technologies et/ou de nouvelles exigences rendent à l’avenir une nouvelle numérisation justifiée. S’il faut s’écarter de ce principe, les conditions suivantes doivent être remplies: l’archivage numérique répond aux exigences du modèle OAIS; les originaux sont complètement documentés et si possible photographiés ; les copies numériques ont été contrôlées de façon systématique et transparente ; une sélection de supports originaux est conservée à titre d’illustration.
Pouvons-nous numériser nous-mêmes ?
Afin que la qualité de la numérisation puisse répondre aux exigences les plus élevées, le transfert nécessite des appareils professionnels et des compétences spécialisées dans le traitement du signal. La plupart des institutions ne disposent ni de l’infrastructure ni du personnel qualifié dans la prise en charge des vidéos. C’est pourquoi nous vous recommandons de rechercher pour la numérisation des partenaires professionnels qui ont l’expérience du traitement des bandes vidéo plus anciennes. Memoriav peut vous assister dans cette recherche. Voir aussi les informations sur le site web de Memoriav : Prestataires de services
Comment savoir quand notre collection de vidéos doit être numérisée ?
La numérisation de vos bandes vidéo est inévitable du fait de la durée de vie limitée des bandes et de l’évolution technique. Afin de déterminer le moment optimal (ou le dernier !) pour le transfert, vous devez connaître quels sont les formats à convertir et l’état de conservation de votre collection. Il vous faut pour cela établir un inventaire détaillé et contrôler une à deux fois tous les deux ans l’état d’une partie représentative de votre collection. Recourir à l’expertise de spécialistes ou demander leur conseil peut s’avérer judicieux dans cette étape. Une numérisation s’impose lorsque l’état des bandes s’est clairement détérioré ou que la technologie de lecture disparaît. Il faut suivre attentivement l’évolution de l’obsolescence. Dans les «Memoriav recommandations vidéo – la sauvegarde de documents vidéo», vous trouverez une vue d’ensemble des formats de bande vidéo les plus fréquemment utilisés et une estimation du risque d’obsolescence.
Nous avons reçu avec la collection de vidéos un vieux magnétoscope qui n’est plus usité. Que devons-nous faire de cet appareil ?
Les appareils de lecture pour des formats obsolètes doivent absolument être conservés ! Ces appareils jouent un rôle décisif dans le sauvetage de fonds vidéo. Lorsque les appareils de lecture ne sont plus fabriqués, on doit se tourner vers des machines de seconde main. Mais il faut toujours passer les bandes vidéo dans un magnétoscope bien entretenu. Si vous ne pouvez pas assurer vous-même la maintenance et le bon fonctionnement de l’appareil, Memoriav peut vous assister pour établi le contact avec les entreprises ou les institutions spécialisées.
Vous trouverez plus d’informations sur ce sujet dans les «Memoriav recommandations vidéo – la sauvegarde de documents vidéo» chapitre Conservation, pp. 12-17.
Quelles conditions climatiques recommandez-vous pour l’entreposage de bandes vidéo ?
Les conditions les plus importantes sont une température et une humidité relative stables ! Dans un laps de temps de 24 heures, l’humidité de l’air ne devrait pas subir de variation de plus de 5% et la température de plus de ±2°C. Les conditions optimales pour la conservation à long terme sont : 8°C (jamais en dessous) et 25% d’humidité relative. Les conditions suivantes pour conserver plus longtemps des bandes magnétiques à base de polyester (comme par exemple des bandes vidéo) sont acceptables : 20°C pour 20–30% d’humidité relative, 15°C pour 20–40% d’humidité relative ou 10°C pour 20–50% d’humidité relative.
Notre collection de vidéos se trouve actuellement dans des cartons entreposés sur des rayons ouverts. Pouvons-nous améliorer les conditions d’entreposage ?
Les locaux les plus adaptés à un entreposage de longue durée doivent être des locaux séparés, sans poussières. Les bandes vidéo doivent pouvoir y être rangées en position verticale, protégées par des contenants en plastique appropriés, sur des étagères bien aérées. Si le contenant présente des informations nécessaires à la compréhension du contenu de la vidéo et qu’il doit être remplacé, il faut veiller à bien documenter, voire photographier ces informations. Il faut également toujours s’assurer que la protection contre la copie est activée sur les cassettes !
Est-il vrai que les bandes vidéo doivent régulièrement être rembobinées ?
Non. De bonnes conditions d’entreposage (voir plus haut) et des inspections régulières de l’état du matériel sont les conditions préalables essentielles pour une conservation optimale des bandes vidéo.
Vous trouverez plus d’informations sur ce sujet dans les «Memoriav recommandations vidéo – la sauvegarde de documents vidéo», chapitre Accès, pp. 22-23.
Comment cataloguer du matériel vidéo ?
Les catalogues bibliothécaires, conçus pour la description des publications écrites, et les inventaires d’archives, dont le niveau de description ne descend pas jusqu’au document, ne répondent fréquemment pas aux exigences posées par la description d’une image animée. Différents standards de métadonnées peuvent être utiles pour cataloguer des vidéos, par exemple EBUCore, PREMIS, METS, mais il n’existe pas de standard complet et propre au domaine. Il vaut la peine de recourir à différents standards à la fois et de définir ses proches champs de données pour la description spécifique du contenu et des métadonnées techniques des vidéos.
Nous désirons arrêter la production de copies de consultation VHS. Quelles solutions sont recommandées actuellement ?
Les DVD sont un format de consultation apprécié pour sa manipulation aisée et sa grande diffusion. Les portails en ligne (en libre-accès ou d’accès local) sont de nos jours une solution très conviviale, car ils offrent un accès rapide et une liaison optimale avec une base de données.
Vous trouverez plus d’informations sur ce sujet dans les «Memoriav recommandations vidéo – la sauvegarde de documents vidéo», chapitre Plan d’urgence pour limiter les dommages en cas de sinistre, pp. 24-25.
Nous avons découvert des moisissures sur des bandes vidéo de notre collection. Que devons-nous faire ?
Contactez immédiatement une institution ou une entreprise spécialisée, isolez les bandes concernées et veillez à ne pas respirer les spores qui peuvent être toxiques. Memoriav peut établir en cas de besoin le contact avec les spécialistes.
Nos vidéos ont été endommagées lors d’un incendie dans le dépôt d’archives, il y a eu des dégats d’eau. Pouvons-nous encore les sauver ?
Si vous agissez rapidement, oui! Les bandes magnétiques sont très sensibles à l’humidité, il faut donc agir vite. Envoyez les bandes aussi vite que possible à une institution ou une entreprise spécialisée qui saura effectuer les mesures de sauvetage. Memoriav peut établir en cas de besoin le contact avec les spécialistes.