Ce chapitre contient des recommandations et des indications relatives à la planification de projets de sauvegarde. Il est conçu comme un guide structuré autour de questions et de commentaires et traite en particulier des points suivants :

• Indications concernant les conditions-cadres de la planification de projet telles que le mandat de l’institution, les objectifs du projet, le personnel, l’infrastructure et le matériel, le budget et le financement ainsi que les phases du projet et le calendrier.
• Indications concernant la planification des différentes phases de projet et mesures : inventaire sommaire, analyse de l’état de conservation, évaluation, sélection et priorisation, métadonnées et description / catalogage / inventarisation, conservation, restauration, numérisation, conservation des originaux, préservation des fichiers numériques ainsi que l'accès et la mise en valeur.
• Recommandations relatives à la collaboration avec des prestataires de services, à l’élaboration de cahiers des charges et au contrôle de la qualité.
• Indications concernant la recherche de financements pour les projets de sauvegarde audiovisuelle.
• La section Erreurs fréquentes dans les projets de sauvegarde audiovisuelle présente les erreurs que Memoriav rencontre régulièrement dans la pratique.
   

Les projets de sauvegarde audiovisuelle comprennent l’ensemble des mesures visant à assurer la préservation à long terme des documents et collections audiovisuelles afin de les rendre accessibles et de garantir leur utilisation pour les générations futures. Ils peuvent comprendre des étapes de travail individuelles, telles que l’inventaire, le catalogage, la conservation ou la numérisation, ou regrouper l’ensemble de ces mesures dans le cadre d’un projet global.

Les projets de sauvegarde audiovisuelle sont complexes et doivent être planifiés avec soin. Une bonne planification permet d’utiliser efficacement les ressources disponibles et d’éviter que certains travaux doivent être répétés. Ce chapitre présente les questions organisationnelles qui devraient être clarifiées avant le début d’un projet. Ces recommandations accompagnent la planification de projets de sauvegarde audiovisuelle et sont également utiles pour la préparation des demandes de soutien auprès de Memoriav. Les aspects techniques traités dans d’autres chapitres de ces recommandations ne sont abordés ici que de manière marginale.

Les champs thématiques et les questions abordés concernent aussi bien les documents audiovisuels analogiques que les documents numériques file-born (issus de fonds numériques).

Conditions-cadres

La préservation du patrimoine audiovisuel est exigeante et coûteuse. Nous recommandons donc, dans la mesure du possible, de confier les fonds audiovisuels à des institutions de mémoire disposant d’une mission de collecte et de conservation, d’une expérience dans le domaine des médias audiovisuels et d’un financement durable.

Si des mesures sont mises en œuvre avant le transfert du fonds à une telle institution de mémoire, celles-ci devraient être préalablement coordonnées avec cette institution.

Les projets de préservation audiovisuelle peuvent comprendre des mesures ponctuelles telles que l’inventorisation, le catalogage, la conservation ou la numérisation, ou combiner l’ensemble de ces mesures dans le cadre de projets globaux.

Lorsqu’un projet de sauvegarde audiovisuelle est planifié pour un fonds, les objectifs du projet doivent tout d’abord être clairement définis. Il convient de déterminer quels résultats doivent être atteints grâce au projet. Les objectifs du projet constituent la base pour la définition et la priorisation des mesures ainsi que pour la planification des ressources et du calendrier.

Les projets pilotes peuvent contribuer à tester les processus de travail et à acquérir de l’expérience en vue de projets de plus grande envergure. Les différentes phases du projet et les mesures possibles sont présentées plus en détail ci-dessous.

La mise en œuvre de projets de préservation audiovisuelle requiert des connaissances spécialisées de base dans le traitement des médias audiovisuels analogiques et numériques. Si ces compétences font défaut, il convient de déterminer dès le début comment les acquérir ou les compléter, par exemple au moyen de formations continues, du recours à des spécialistes externes ou de l’engagement de personnel supplémentaire.

Les prestataires externes peuvent apporter un soutien précieux. La responsabilité de la conservation à long terme des fonds demeure toutefois celle de l’institution qui les conserve. Lorsqu’un projet est réalisé principalement par des prestataires externes ou du personnel engagé à titre temporaire, il existe un risque que des connaissances importantes soient perdues à la fin du projet. Il convient donc de définir dès la planification du projet comment les connaissances spécialisées seront documentées et conservées durablement au sein de l’institution.

Nous recommandons également d’associer dès le début de la planification toutes les personnes impliquées dans le projet ainsi que les services concernés, par exemple les responsables des collections, la logistique, l’informatique et les services de communication. Cela permet d’identifier suffisamment tôt les difficultés potentielles et d’éviter des retards dans le déroulement du projet.

Outre les postes de travail et les espaces de conservation nécessaires, il convient notamment de prendre en compte les équipements techniques (p. ex. pour le nettoyage ou la numérisation), la logistique (p. ex. pour l’accès aux dépôts ou pour les transports) ainsi que l’infrastructure informatique. Il s’agit de déterminer si les infrastructures et équipements existants sont suffisants ou si des acquisitions, des solutions de location ou des prestations externes sont nécessaires. Avant d’acquérir des équipements qui ne seront utilisés que temporairement (p. ex. pour la numérisation), il convient d’examiner s’ils peuvent être loués ou utilisés conjointement avec une autre institution. Il faut également tenir compte du fait que la numérisation des vidéos et des films génère d’importants volumes de données. Dès la planification du projet, il convient donc de vérifier si des capacités suffisantes sont disponibles pour le stockage, la sauvegarde et la conservation à long terme des données numériques.

Avant le début du projet, un budget aussi détaillé que possible devrait être établi, couvrant l’ensemble des travaux prévus et les coûts qui y sont liés. Celui-ci comprend tant les coûts de personnel et de matériel que les dépenses liées aux prestations externes, à l’infrastructure et aux équipements. Le modèle de budget des projets de sauvegarde de Memoriav peut servir de référence (lien de téléchargement). Pour les projets de grande envergure, nous recommandons de prévoir une réserve pour les imprévus (p. ex. 5 % des coûts du projet).

Sur la base du budget, il convient de clarifier suffisamment tôt comment le projet pourra être financé. Si les fonds propres disponibles sont insuffisants, des sources de financement complémentaires devront être recherchées. Dans ce cas, il est recommandé de vérifier à l’avance si le projet pourrait également être réalisé sous une forme réduite ou par étapes si nécessaire.

Vous trouverez des informations complémentaires sur les possibilités de financement et la recherche de fonds tiers dans la section Recherche de financements.

Outre les coûts liés à la mise en œuvre du projet proprement dite, il convient également de prendre en compte les coûts à long terme qui en découlent. Ceux-ci comprennent notamment les coûts liés à la conservation et à la préservation des originaux, par exemple les frais de stockage et de climatisation, ainsi que les coûts liés à la préservation à long terme des numérisations, notamment pour l’espace de stockage, la gestion des données et l’archivage numérique à long terme. Le financement durable de ces tâches devrait être assuré avant même le lancement du projet.

Pour la planification d’un projet de préservation audiovisuelle, un plan de projet devrait être établi. Celui-ci tient compte de toutes les phases essentielles du projet, des différentes étapes de travail qu’elles comprennent, des dépendances entre celles-ci ainsi que des ressources disponibles. Une subdivision en phases de projet et en jalons facilite le pilotage du projet et permet un suivi continu de son avancement. En particulier, lorsque les crédits budgétés doivent être dépensés avant la fin de l’année civile et ne peuvent pas être reportés sur l’année suivante, cet aspect doit être pris en compte lors de la planification du projet. Il convient également de prévoir des marges suffisantes pour faire face à d’éventuels retards.

Un projet de préservation comprend les phases et mesures suivantes :

• Inventaire sommaire
• Analyse de l’état de conservation
• Évaluation, sélection et priorisation
• Métadonnées et description / catalogage / inventarisation
• Conservation
• Restauration
• Numérisation
• Conservation des originaux
• Préservation des fichiers numériques
• Accès et mise en valeur

Le nombre ainsi que l’ordre exact des différentes mesures peuvent varier selon le projet. Les phases et mesures typiques des projets de sauvegarde audiovisuelle sont présentées ci-dessous.

Si aucun inventaire sommaire n’existe encore pour le fonds à traiter, celui-ci devrait être établi avant la planification du projet ou dans le cadre de celle-ci. Un inventaire facilite la planification des mesures ultérieures. Plus les informations disponibles sur le fonds et les différents médias sont nombreuses, plus il est possible de planifier le projet avec précision et d’estimer les coûts. Les prestataires externes ont par ailleurs besoin d’informations précises pour établir des offres pertinentes.

Outre le type et le nombre de médias, leur état de conservation devrait également être déterminé et les formats et procédés présents identifiés. Il est recommandé de faire appel à un spécialiste à cette fin. Voir le point suivant concernant l’analyse de l’état.

Le monde des médias audiovisuels est complexe. Il existe une grande diversité de formats et de procédés. L’identification des matériaux porteurs présents ainsi que l’évaluation de leur état de conservation exigent des connaissances spécialisées et de l’expérience. Nous recommandons donc de faire établir un rapport de conservation par un spécialiste afin d’identifier les formats et procédés présents et d’évaluer leur état. Ce rapport de conservation permettra ensuite de planifier les mesures à mettre en œuvre et de définir les priorités.

Dans le cadre des Petits projets, Memoriav soutient également les projets de conseil. Memoriav peut notamment apporter un soutien financier à l’établissement d’un rapport de conservation par un spécialiste qualifié. Vous trouverez davantage d’informations sur les critères de soutien et le dépôt des demandes sous Petits projets.

La conservation à long terme des médias audiovisuels est exigeante et coûteuse. En particulier pour les fonds volumineux, par exemple les fonds et successions de photographes professionnels ou de studios photographiques, il convient d’examiner l’opportunité d’une évaluation archivistique. Par évaluation, on entend ici la décision de déterminer quels sous-fonds ou documents doivent être conservés durablement en raison de leur valeur patrimoniale et lesquels peuvent éventuellement être éliminés.

Si, pour des raisons de ressources, il n’est pas possible de traiter l’ensemble du fonds jugé digne d’être conservé, il est recommandé de fixer des priorités. La priorisation peut par exemple s’appuyer sur l’importance culturelle, l’état de conservation, la fréquence d’utilisation, le risque de perte d’information ou les objectifs stratégiques de l’institution.

Pour certaines mesures, comme la numérisation, il peut également être judicieux de procéder à une sélection et de ne pas traiter tous les documents. La numérisation de films et de vidéos génère notamment de grands volumes de données qui entraînent des coûts de stockage à long terme.

Informations complémentaires : 6 Evaluation, séléction et établissement de priorités

L’enregistrement et la description systématiques des fonds et des documents constituent un élément central de tout projet de préservation. Il s’agit de consigner sous une forme structurée des informations relatives aux objets ou aux documents afin de permettre leur identification, leur gestion, leur repérage et leur utilisation. Dans le domaine archivistique, on parle de description archivistique ; dans les bibliothèques, de catalogage ; et dans les musées, souvent d’inventaire.

Nous recommandons de concevoir le système de cotes ou de numéros d’inventaire de manière à pouvoir attribuer à chaque document (ou objet) une cote ou un numéro d’inventaire unique. Comme la description au niveau de chaque document peut être très gourmande en temps et en ressources, il convient de définir avant le début du projet le niveau de description souhaité. Il peut par exemple être pertinent de décrire au niveau de la pièce les documents sélectionnés pour la numérisation, tandis que le reste du fonds ne sera décrit qu’au niveau des sous-fonds, séries ou dossiers.

Il convient également de déterminer à quel moment la description doit être effectuée. En particulier pour les documents filmiques, vidéo ou sonores pour lesquels peu d’informations contextuelles sont disponibles, il peut être judicieux de procéder à la description détaillée seulement après la numérisation. Le document numérisé permet en effet d’évaluer plus facilement les contenus et de les décrire de manière plus précise.

Informations complémentaires : 11 Métadonnées pour la description, le catalogage, l'inventarisation des documents audiovisuels

Les documents audiovisuels sont fragiles et exposés à des risques de dégradation. Des mesures appropriées, telles que le nettoyage, le reconditionnement conforme aux bonnes pratiques et l’optimisation des conditions de stockage, permettent de prolonger considérablement la durée de vie des objets. Dans tout projet de préservation concernant des photographies, films, documents sonores ou vidéos, il convient donc d’examiner attentivement quelles mesures de conservation sont pertinentes et nécessaires. Il faut également déterminer à quel stade du projet ces mesures seront mises en œuvre et qui en sera responsable. Ce n’est qu’ainsi que les documents pourront être protégés de manière optimale et que les ressources disponibles pourront être utilisées efficacement.

Informations complémentaires : 7 Conservation de documents audiovisuels

Dans le domaine du patrimoine audiovisuel, la restauration désigne la reconstitution d’un état d’origine. Elle se distingue ainsi de la conservation, dont l’objectif est de maintenir l’état actuel. Selon la nature de l’objet, la restauration peut être réalisée directement sur l’objet ou à l’aide de méthodes numériques ou par une combinaison des deux.

La restauration de documents audiovisuels requiert de vastes connaissances spécialisées et une grande sensibilité. Toute intervention de restauration entraînant une modification de l’objet, il convient d’examiner soigneusement si celle-ci est réellement nécessaire et proportionnée.

Pour les objets particulièrement précieux ou uniques, il peut être judicieux de réaliser une numérisation avant toute restauration éventuelle, notamment dans le cas des photographies. Cette démarche permet de documenter et d’attester durablement l’état d’origine de l’objet.

Informations complémentaires : 8 Restauration des documents audiovisuels

Aujourd’hui, la numérisation constitue souvent un élément central des projets de préservation. En particulier pour les documents sonores et vidéo dont les équipements de lecture ne sont plus disponibles, la sauvegarde à long terme des contenus ne peut être assurée que par la numérisation. En outre, la numérisation améliore l’accessibilité et l’utilisation des fonds et contribue à la protection des originaux physiques, qui doivent alors être manipulés moins fréquemment.

Avant le début d’un projet de numérisation, l’objectif doit être clairement défini. Il convient notamment de déterminer si l’on vise une numérisation de préservation, une numérisation de consultation ou une combinaison des deux. Les exigences en matière de formats de fichiers et de qualité varient considérablement selon les objectifs poursuivis.

La numérisation de biens culturels répond par ailleurs à des exigences différentes de celles applicables aux documents ayant une valeur purement documentaire. L’objectif d’une numérisation conforme aux standards du patrimoine culturel est de transférer sous forme numérique l’ensemble des informations pertinentes de l’original physique de manière aussi complète et authentique que possible. Pour les différents types de médias, il existe des normes et recommandations reconnues au niveau international.

La numérisation de documents audiovisuels est particulièrement exigeante en raison de la grande diversité des formats, des supports et des procédés. Des décisions fondées nécessitent à la fois des connaissances sur les caractéristiques des médias physiques et sur les formats numériques de destination, les codecs et les paramètres de numérisation. Il est donc souvent nécessaire de déterminer si la numérisation doit être réalisée en interne ou confiée à un prestataire spécialisé.

Nous recommandons de définir des standards institutionnels de numérisation et de les documenter de manière contraignante dans un cahier des charges. En cas de collaboration avec des prestataires externes, ce cahier des charges sert de base à l’établissement des offres.

Pour vérifier les processus de travail et les exigences de qualité, il est recommandé de faire réaliser dans un premier temps des numérisations de test ou de faire numériser un petit corpus pilote. Cela permet d’optimiser les processus, de clarifier les questions en suspens et d’évaluer la qualité des résultats avant de traiter des fonds plus importants.

Un contrôle qualité rigoureux des fichiers numérisés après la numérisation est également indispensable. Cette responsabilité ne peut pas être entièrement déléguée à des prestataires externes. L’absence de standards de qualité ou un contrôle qualité insuffisant figurent parmi les causes les plus fréquentes qui conduisent à devoir recommencer une numérisation après seulement quelques années.

Vous trouverez de plus amples informations dans les sections Collaboration avec des prestataires de services, Cahier des charges et Contrôle qualité.

Informations complémentaires : 9 Reproduction / numérisation de documents audiovisuels

Dès la phase de planification, il convient de déterminer dans quelles conditions les documents originaux physiques seront désormais conservés. Pour la conservation à long terme des supports physiques, un climat de stockage stable, frais et sec est essentiel. Les mesures de conservation telles que le nettoyage, le reconditionnement ou la restauration ne sont réellement efficaces que si les documents sont ensuite conservés dans des conditions appropriées.

Nous recommandons expressément de continuer à conserver les originaux dans les meilleures conditions de conservation possibles même après leur numérisation. Cela permet de conserver la possibilité de répéter une numérisation ultérieurement s’il s’avère que les fichiers numériques existants ne répondent pas aux exigences. En outre, les attentes en matière de qualité des reproductions numériques ne cessent d’augmenter notamment en raison de l’évolution technique des écrans et des dispositifs de lecture. Il n’est pas non plus exclu que de nouvelles technologies deviennent disponibles à l’avenir et permettent une numérisation de qualité nettement supérieure de documents qui ne peuvent aujourd’hui être numérisés que de manière limitée, voire pas du tout.

Une stratégie de préservation durable doit également être définie suffisamment tôt pour les fonds d’archives numériques et les fichiers numérisés. Les fichiers numériques jugés dignes d’être conservés à long terme peuvent soit rejoindre les archives et les collections sous forme de fichiers dits file-born issus de fonds numériques, soit être produits dans le cadre de projets de numérisation.

Dans le cadre de la préservation numérique, il convient tout d’abord d’examiner si un transcodage vers des formats conteneurs ou des codecs plus adaptés à l’archivage est nécessaire. Cela peut par exemple être pertinent lorsque les fichiers sont dans des formats obsolètes ou faiblement pris en charge (p. ex. vidéos Flash) ou lorsqu’une institution souhaite harmoniser ses formats. Tous les transcodages devraient être documentés de manière traçable.

Il faut en outre garantir que les données puissent être stockées durablement et que leur intégrité puisse être vérifiée régulièrement. Les exigences applicables au stockage des fichiers master d’archivage sont nettement plus élevées que celles concernant les copies destinées à l’utilisation.

Il convient également de tenir compte du fait que la préservation numérique engendre elle aussi des coûts récurrents à long terme. Ceux-ci comprennent notamment les coûts de stockage des données, les migrations de données ainsi que l’acquisition et l’exploitation de solutions d’archivage numérique à long terme. Le financement de ces tâches devrait donc être pris en compte dès la planification du projet.

Après l’achèvement d’un projet de préservation, les fonds ne devraient pas seulement être accessibles à l’institution qui les conserve à des fins internes, mais également pouvoir être utilisés par le public intéressé. La forme d’accès la plus simple et la plus durable est généralement la publication en ligne.

Si un fonds doit être rendu accessible en ligne, les droits d’auteur et les droits d’utilisation doivent être clarifiés suffisamment tôt. En particulier dans le cas de fonds mixtes comprenant de nombreux auteurs, producteurs ou ayants droit, cette clarification peut nécessiter un investissement important en temps et en ressources. Nous recommandons donc de prendre cet aspect en compte dès la planification du projet et d’entreprendre les démarches nécessaires le plus tôt possible.

Les fonds sont souvent traités afin d’être ensuite présentés dans le cadre d’expositions, de publications ou de manifestations. Les blogs, sites web, réseaux sociaux ou portails numériques de collections offrent également des possibilités adaptées pour informer sur les projets de préservation réalisés et accroître la visibilité des fonds.

Dès la phase de planification, il convient de déterminer si les activités de valorisation doivent faire partie intégrante du projet de préservation ou s’il est plus pertinent de les réaliser dans le cadre d’un projet ultérieur distinct. Cette question peut notamment être importante du point de vue de la recherche de financements. Il est souvent plus facile d’obtenir des financements pour des expositions, des publications ou d’autres formes de valorisation que pour des mesures de conservation à proprement parler. Voir également la section Recherche de financements.

Informations complémentaires : 12 Patrimoine audiovisuel : accès et mise en valeur

Collaboration avec des prestataires de services

Les projets de sauvegarde audiovisuelle requièrent des compétences spécialisées. Les institutions de mémoire ne disposent pas toujours des ressources humaines, techniques ou des infrastructures nécessaires pour réaliser elles-mêmes des mesures de conservation, des restaurations ou des travaux de numérisation. Dans de tels cas, il est recommandé de collaborer avec des prestataires externes disposant d’une expérience dans le traitement du patrimoine audiovisuel.

Dans le cadre d’une collaboration avec des prestataires, nous recommandons de prêter attention aux points suivants :

• Cahier des charges : En particulier pour les projets de numérisation, il est recommandé d’établir un cahier des charges avant de demander des offres. Cela facilite la comparaison des offres et clarifie les exigences. Vous trouverez plus d’informations sur l’élaboration des cahiers des charges ci-dessous.
• Demande d’offres : Nous recommandons de demander plusieurs offres auprès de différents prestataires et de les comparer attentivement avant d’attribuer un mandat. Avant l’attribution du mandat, il convient de clarifier autant que possible toutes les questions en suspens. Il peut être nécessaire de demander aux prestataires de réviser leur offre.
• Références : Si vous collaborez pour la première fois avec un prestataire, nous recommandons de demander des références. De nombreux prestataires de grande taille présentent sur leur site internet leurs clients actuels ou passés. Il peut également être utile de se renseigner dans son propre réseau afin de savoir avec quels prestataires collaborent d’autres institutions. En outre, une visite sur place peut contribuer à clarifier certains points.
• Attribution du mandat : Le mandat devrait être attribué par écrit. Les accords complémentaires, par exemple concernant les délais, l’étendue des prestations ou un plafond de coûts, devraient également être consignés par écrit afin d’éviter les malentendus.
• Plafond de coûts : Dans les projets de préservation audiovisuelle, les informations disponibles ne sont souvent pas suffisantes pour établir une offre précise, ce qui peut entraîner des coûts supplémentaires. Nous recommandons donc, dans la mesure du possible, de convenir d’un plafond de coûts.
• Liste de transfert : Avant la remise des documents à un prestataire, il convient d’établir une liste de transfert, une liste d’accompagnement ou une liste de colisage aussi complète et précise que possible. Celle-ci sert également de base de travail au prestataire. La liste devrait contenir toutes les informations nécessaires à l’identification univoque des documents ainsi qu’à l’exécution du mandat, par exemple le numéro d’inventaire ou la cote, le nom de fichier souhaité (dans le cadre d’un mandat de numérisation), l’auteur ou l’autrice, le titre ou l’intitulé, le type de média, le format ou procédé, le volume et l’état. Un tableur constitue un outil approprié pour établir une telle liste, car les informations peuvent y être facilement saisies, complétées, triées, filtrées et échangées avec le prestataire. La liste de transfert devrait être utilisée tant lors de l’envoi que lors du retour des documents afin de vérifier l’exhaustivité du fonds.
• Constat d’état : Avant l’envoi des documents à un prestataire, leur état devrait être documenté de la manière la plus complète possible. Cette documentation peut prendre la forme d’un constat d’état écrit, de photographies ou d’une combinaison des deux. Le constat d’état sert de référence pour déterminer si d’éventuels dommages existaient déjà avant la remise ou s’ils sont survenus pendant le transport ou le traitement. Il constitue en outre un document important pour d’éventuelles demandes d’indemnisation auprès des assurances en cas de perte ou de détérioration des objets.
• Test / projet pilote : En particulier pour les projets de numérisation, il est recommandé de demander dans un premier temps des numérisations tests ou de faire traiter un fonds pilote. Cela permet de clarifier rapidement les questions en suspens et d’optimiser les processus de travail. Pour l’évaluation des numérisations tests, nous recommandons de faire appel à des spécialistes.
• Contrôle qualité : Après l’achèvement des travaux, l’institution de mémoire devrait procéder rapidement à un contrôle qualité rigoureux. Il convient notamment de vérifier que toutes les prestations convenues ont été exécutées, que les noms de fichiers et les cotes ont été attribués correctement et qu’aucun nouveau dommage n’est apparu. Des informations détaillées sur le contrôle qualité des projets de numérisation figurent ci-dessous.
• Transport : De nombreux prestataires proposent également le transport des objets. À défaut, il est possible de faire appel à des entreprises spécialisées dans le transport d’œuvres d’art. Celles-ci disposent de personnel formé à la manipulation des biens culturels ainsi que d’emballages et de véhicules adaptés.
• Assurance : Pour le transport et, le cas échéant, pour toute la durée du traitement externe des objets, il est recommandé de souscrire une assurance appropriée. Il existe pour cela des assurances spécialisées dans les œuvres d’art. Souvent, l’assurance peut également être organisée par l’intermédiaire du prestataire.

Pour les fonds de grande ampleur ou lorsqu’aucun prestataire en Suisse ne dispose de capacités suffisantes pour exécuter un mandat dans un délai raisonnable, il peut être judicieux de solliciter également des prestataires à l’étranger. Dans ce cas, il convient de prendre en compte les coûts supplémentaires et les contraintes organisationnelles liés au transport, à l’assurance et aux formalités douanières. Il est recommandé de privilégier des prestataires ayant déjà une expérience de mandats en provenance de Suisse et capables de prendre en charge le transport sécurisé ainsi que les démarches douanières. Nous recommandons également de privilégier les prestataires avec lesquels vous partagez une langue commune afin d’éviter les malentendus de communication.

Un cahier des charges décrit les exigences du mandant à l’égard d’une prestation et sert de base à la demande et à l’évaluation des offres.

Nous recommandons en particulier l’élaboration d’un cahier des charges pour l’attribution de mandats de numérisation. Un cahier des charges peut également être utile pour d’autres mesures telles que les travaux de description, de conservation ou de restauration. Un cahier des charges soigneusement élaboré facilite la comparaison des offres, apporte de la transparence quant aux exigences et réduit le risque de malentendus. Il permet en outre de documenter ultérieurement les prescriptions selon lesquelles des mesures telles que la numérisation ont été réalisées.

L’élaboration d’un cahier des charges requiert des connaissances spécialisées, car les exigences, critères de qualité et conditions-cadres doivent être définis aussi précisément que possible. Selon la complexité du mandat, il peut être pertinent de faire appel à des spécialistes externes pour sa rédaction.

Le contenu et le degré de détail requis dans un cahier des charges dépendent de l’ampleur et de la complexité du mandat. Les points suivants y figurent généralement :

1.  Contexte initial et objectifs

Description du contexte initial ainsi que des objectifs du projet. Quels résultats doivent être atteints ?

2. Description du fonds

Informations relatives au fonds à traiter, notamment les types de médias, le volume, les formats ou procédés présents ainsi que les informations contextuelles et métadonnées disponibles.

3. Prestations et tâches

Description détaillée des prestations à fournir. Celles-ci peuvent comprendre, par exemple, les tâches suivantes : transport, contrôle visuel (contrôle visuel de l’état et de l’exhaustivité), nettoyage, numérisation, attribution de noms de fichiers ou de cotes, saisie de métadonnées, documentation photographique des emballages d’origine, reconditionnement, contrôle qualité et documentation des étapes de travail. Les exigences relatives aux différentes étapes de travail devraient être définies avec la plus grande précision possible.

4. Exigences relatives à la technique et au personnel

Il est recommandé de préciser que l’offre doit décrire les procédures de travail prévues ainsi que l’ensemble des équipements utilisés (marque, modèle, âge, état de maintenance). L’offre devrait également présenter les qualifications et les compétences des collaboratrices et collaborateurs du prestataire impliqués dans le projet.

5. Manipulation du fonds et stockage

Exigences relatives à la manipulation sécurisée des objets ainsi qu’à leur stockage et aux conditions climatiques durant leur traitement.

6. Communication et rapports

Définition des canaux de communication et des responsabilités. Il est recommandé de préciser que tous les accords liés au projet doivent être effectués ou confirmés par écrit pour être considérés comme valables.

7. Gestion des cas problématiques

Définition des exigences relatives à la gestion des dommages, des problèmes techniques ou d’autres situations imprévues. Il convient de préciser dans quels cas le prestataire doit consulter le mandant. En outre, l’offre devrait indiquer de manière transparente quelles prestations sont incluses dans le prix de base et lesquelles peuvent entraîner des coûts supplémentaires.

8. Contrôle qualité

Engagement du prestataire à effectuer des contrôles qualité systématiques et à les documenter. L’offre devrait décrire la procédure correspondante. Le cas échéant, les normes ou standards à respecter doivent être définis. La documentation du contrôle qualité est mise à disposition de l’institution mandante.

9. Correction des défauts

Définition des modalités de correction des défauts constatés, y compris les délais et la prise en charge des coûts par le prestataire.

10. Réception des prestations

Définition des critères et du moment à partir duquel la prestation fournie est considérée comme acceptée.

11. Livraison

Exigences relatives à la remise des fichiers numériques et des originaux physiques, y compris la transmission des données, le transport et les adresses de livraison.

12. Délais

Exigences relatives aux délais.

13. Présentation des coûts

Exigences relatives à la structure et au degré de détail de l’offre ainsi qu’à la présentation des coûts supplémentaires.

14. Personnes de contact et adresse de facturation

Désignation des personnes de contact responsables avec leurs coordonnées. L’adresse de facturation correcte du mandant devrait également être indiquée.

Après l’achèvement d’une prestation, un contrôle qualité minutieux devrait être effectué immédiatement après la récupération des documents (y compris les fichiers numérisés). Ce contrôle devrait avoir lieu avant l’acceptation formelle et le paiement de la prestation. Son objectif est de garantir que les prestations convenues ont été fournies de manière complète et avec le niveau de qualité requis.

Les points suivants devraient notamment être vérifiés :

1. État et dommages

L’emballage de transport est-il intact ? Les objets présentent-ils des dommages qui n’existaient pas avant leur remise au prestataire ?

2. Exhaustivité

Tous les objets remis au prestataire ont-ils été retournés ? Toutes les prestations convenues ont-elles été réalisées ?

3. Ordre et structure

L’ordre des documents a-t-il été maintenu ? Les fichiers numérisés et autres fichiers numériques ont-ils été organisés de manière structurée et compréhensible ?

4. Cotes et noms de fichiers

Les cotes et les noms de fichiers ont-ils été attribués conformément aux consignes ?

Contrôle qualité des projets de numérisation

Dans le cadre des projets de numérisation, des contrôles qualité techniques et de contenu devraient en outre être réalisés :

1. Exhaustivité

Le nombre de fichiers numérisés livrés correspond-il aux attentes et aux exigences du mandat ? Tous les fichiers convenus ont-ils été livrés (par ex. sommes de contrôle, documentation du contrôle qualité, fichier de métadonnées) ?

2. Sommes de contrôle

Des sommes de contrôle conformes aux spécifications convenues (par ex. MD5 ou SHA-256) sont-elles disponibles pour tous les fichiers ?

3. Vérification de l’intégrité après transfert des données

Après le transfert vers l’infrastructure de stockage de l’institution, l’intégrité de tous les fichiers devrait être vérifiée à l’aide des sommes de contrôle.

4. Métadonnées techniques

Les formats de fichiers, codecs, résolution, espace colorimétrique, résolution de quantification, fréquence d’échantillonnage, profondeur de bits et autres paramètres techniques sont-ils conformes aux exigences définies dans le cahier des charges ?

5. Contrôle visuel et auditif

Les fichiers numérisés devraient être contrôlés visuellement ou auditivement, par échantillonnage ou de manière exhaustive, afin de détecter d’éventuels défauts tels que des flous, des interruptions, des perturbations ou des enregistrements incomplets. Pour les numérisations de films, d’enregistrements sonores ou de vidéos, il est recommandé de vérifier au minimum, pour chaque document, le début, le milieu et la fin.

6. Contrôle qualité automatisé

Selon le type de média et l’ampleur du projet, des contrôles automatisés complémentaires ou des vérifications par échantillonnage à l’aide d’outils spécialisés peuvent être effectués. Pour les numérisations de films, de vidéos et d’enregistrements sonores, une analyse avec QCTools est par exemple appropriée. Lorsque des fonds photographiques ont été numérisés à l’aide d’un ColorChecker et/ou d’une cible de niveau objet (par ex. Golden Thread), des outils tels que NimbusQA permettent de vérifier la conformité des numérisations aux exigences des standards Metamorfoze, FADGI ou ISO 19264.

Si un projet de préservation ne peut pas être financé entièrement par des fonds propres, des sources de financement complémentaires doivent être recherchées. Il est recommandé de prendre contact suffisamment tôt avec des institutions comparables et de leur demander quels organismes de soutien ont déjà financé des projets similaires.

Les sources de financement possibles sont les suivantes :

• Soutien de projets par Memoriav : Memoriav soutient et accompagne des projets visant à préserver le patrimoine culturel audiovisuel de la Suisse. Vous trouverez des informations sur les critères de soutien et la procédure de demande sous Soutien de projets.
• Fonds Swisslos : Lorsqu’un fonds présente un lien étroit avec un canton particulier, il peut être pertinent de déposer une demande auprès du fonds Swisslos cantonal concerné. Les pratiques de soutien varient toutefois d’un canton à l’autre. Alors que certains cantons soutiennent régulièrement des projets de préservation, les possibilités de financement sont plus limitées dans d’autres. Il est recommandé de se renseigner suffisamment tôt sur les directives cantonales en matière de soutien.
• Fondations privées : La Suisse dispose d’un paysage diversifié de fondations. De nombreuses fondations privées soutiennent des projets dans les domaines de la culture et du patrimoine culturel, pour autant qu’ils correspondent à leur but statutaire. Les principaux critères de soutien sont notamment la thématique du projet et son ancrage géographique. Avant de déposer une demande, il convient donc de vérifier si le projet correspond aux priorités de la fondation. Vous trouverez des informations sur le paysage des fondations suisses et sur la rédaction de demandes de soutien sur le site de SwissFoundations.
• Communes : Lorsqu’un fonds présente un fort ancrage local, les communes ou les villes peuvent également constituer des partenaires de financement. Les fonds présentant une importance culturelle, historique ou identitaire sont parfois soutenus dans le cadre des politiques culturelles communales.
• Personnes privées, familles ou personnes morales : Lorsqu’un fonds est étroitement lié à une personne privée, à une famille ou à une personne morale telle qu’une entreprise ou une association, il est recommandé de solliciter une participation financière aux mesures de préservation.
• Financement participatif (crowdfunding) : Lorsqu’un fonds suscite un fort intérêt public, le financement participatif peut constituer une source de financement complémentaire. Cette approche est particulièrement adaptée aux projets qui se prêtent bien à la narration et à la médiation. Le crowdfunding convient surtout pour un financement partiel et peut également contribuer à faire connaître le projet. Il convient toutefois de noter qu’une campagne de crowdfunding exige généralement un investissement important en temps et en ressources humaines et doit être accompagnée d’un travail de communication ciblé et continu.

Une visibilité publique importante peut accroître l’attractivité d’une demande de financement. Il peut dès lors être pertinent d’associer un projet de préservation à des mesures de valorisation ou de communication, par exemple au moyen d’une exposition, d’une publication, d’un site internet ou d’une manifestation publique. À l’heure actuelle, les projets qui prennent en compte des aspects de participation et d’inclusion culturelles suscitent également un intérêt particulier.

Pour les demandes de financement, il est recommandé de réaliser un dossier de projet clair et attrayant. Celui-ci devrait présenter non seulement le fonds et le projet envisagé, mais également les besoins d’intervention, les objectifs du projet, le budget ainsi que les résultats attendus. Des exemples d’images, de documents sonores ou de vidéos permettent en outre d’illustrer de manière concrète l’importance du fonds et la nécessité des mesures de préservation.

Erreurs fréquentes dans les projets de sauvegarde audiovisuelle

Les erreurs suivantes sont régulièrement observées par Memoriav dans le cadre des demandes de soutien et des activités de conseil. Les prendre en considération dès le début peut permettre d’éviter des charges de travail supplémentaires, des coûts additionnels et des décisions inadéquates.

Une erreur fréquente consiste à entreprendre certaines mesures avant que les objectifs et la stratégie pour l’ensemble du fonds n’aient été définis. Il arrive par exemple que des sous-fonds soient décrits ou numérisés au prix d’un investissement important avant que des priorités n’aient été fixées ou que l’on sache comment le reste du fonds sera traité. Nous recommandons donc d’élaborer, avant le début du projet, un concept de traitement ou de préservation pour l’ensemble du fonds.

Avant même le lancement du projet, les objectifs de la numérisation, les exigences de qualité ainsi que les formats de fichiers et paramètres de numérisation souhaités devraient être définis. L’absence de directives peut conduire à la production de fichiers numériques qui ne répondent pas aux exigences à long terme, à la gestion inutilement complexe d’un grand nombre de formats de fichiers ou à la nécessité de répéter ultérieurement tout ou partie de la numérisation.

Les fichiers numérisés ne présentent une utilité durable que s’ils peuvent être identifiés et retrouvés de manière univoque. Il arrive régulièrement que des fichiers numériques soient produits sans qu’il soit ensuite possible de les rattacher aux originaux ou de les retrouver de manière fiable.

Avant la numérisation, il convient donc d’attribuer des cotes ou des numéros d’inventaire et d’enregistrer les métadonnées nécessaires. Après la numérisation, il faut documenter quels documents ont été numérisés et où les fichiers produits sont conservés.

Une erreur fréquente consiste à reconditionner dans de nouveaux matériaux des documents ou objets sales ou susceptibles d’être contaminés par des moisissures avant leur nettoyage. Si les documents sont ensuite nettoyés, les matériaux d’emballage déjà utilisés doivent généralement être remplacés, ce qui entraîne des coûts inutiles et un surcroît de travail. En outre, dans les archives et les collections, un nouvel emballage peut donner à tort l’impression que les documents ont déjà fait l’objet d’un traitement conservatoire.

Les contrôles qualité sont souvent effectués trop tardivement ou de façon trop superficielle. Les erreurs de numérisation, de dénomination des fichiers ou de transfert des données ne sont alors découvertes que lorsque le projet est déjà terminé.

Nous recommandons de prévoir le contrôle qualité dès la phase de planification et de définir clairement les responsabilités. Dans les projets de numérisation, il convient de vérifier aussi bien les paramètres techniques que l’exhaustivité du contenu des résultats.

Les projets se concentrent souvent sur la numérisation, le traitement ou la publication des fonds sans définir comment les originaux et les fichiers numériques seront conservés à long terme après la fin du projet.

Dès la planification du projet, il convient de déterminer où les originaux seront conservés, comment les fichiers numériques seront sécurisés et comment seront financés à long terme les coûts liés au dépôt, au stockage des données et à l’archivage numérique à long terme.

En particulier pour les fonds appartenant à des associations, des entreprises ou des personnes privées, il convient de déterminer avant le début du projet si une institution de mémoire appropriée est disposée à reprendre le fonds. Les mesures envisagées devraient également être discutées suffisamment tôt avec cette institution. À défaut, il existe un risque que certains travaux doivent être répétés partiellement ou entièrement, par exemple parce que d’autres matériaux de conditionnement, normes de numérisation ou règles de description sont appliqués.

Bibliographie et liens

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Dernières modifications: : septembre 2026